Jak wdrożyć rozwiązania cyfrowe w biznesie offline

"Jeżeli istnieje sposób by zrobić to lepiej, znajdź go."  Thomas Edison

Dużo mówi się o biznesie online i transformacji usług na cyfrowe. Jest wiele branż, które mogą niemal w 100 procentach funkcjonować online, ale tak samo wiele musi, chce i powinno prowadzić swoje przedsiębiorstwa stacjonarnie. Zarówno firmy specjalizujące się w sprzedaży usług i produktów dla klienta indywidualnego, jak i również dostawcy dla klientów biznesowych. Rozwijające się błyskawicznie technologie i rozwiązania cyfrowe umożliwiają nie tylko skuteczny, nowoczesny marketing czy przeniesienie biznesu ze świata offline do online, ale także usprawnienie organizacji i wewnętrznych procesów wszystkich przedsiębiorstw. Oprogramowania i aplikacje mogą zautomatyzować wiele działań, zwiększyć wydajność firmy, zaoszczędzić czas i pieniądze, przyspieszyć procesy decyzyjne i samo realizowanie usług. Czy jesteś gotowy na wprowadzenie tych zmian w swoim biznesie? Nasz mini poradnik podpowie, od czego zacząć, jaki jest najmniejszy pierwszy krok do tego, abyś wzniósł biznes offline na wyższy poziom efektywności.

Wielokrotnie pisaliśmy już o digitalizacji, kompetencjach cyfrowych, pędzącym wzroście konkurencji w Internecie oraz imponującym rozwoju narzędzi cyfrowych. Wiemy też, że przed samym wdrożeniem nowej wiedzy może powstrzymywać proste pytanie: od czego zacząć?. Mamy nadzieję, że nasz mini poradnik ułatwi ten proces w Twojej firmie.

Skuteczne zaadaptowanie rozwiązań cyfrowych można skrócić to wykupienia aplikacji i wprowadzenie jej w życie, jednak w rezultacie to wieloetapowy proces. Rozkładamy go na czynniki pierwsze.

Pierwszym krokiem powinna być analiza działalności. Sprawdź, jak wyglądają codzienne i cykliczne procesy poszczególnych działów w firmie, a jeśli prowadzisz mikro biznes, zastanów się ile czasu zajmują czynności powtarzalne, a na co najczęściej brakuje doby.

O retrospekcję możesz poprosić swoich pracowników. Najprościej będzie przeprowadzić sondę z kilkoma prostymi pytaniami np.

- jakie czynności zawodowe wykonujesz codziennie, a jakie cyklicznie?

- przedstaw w hierarchii od 1 do 5 czynności zawodowe, które są najważniejsze na tym stanowisku

- które zadania zajmują najwięcej czasu?

- które zadania wymagają twórczej i analitycznej pracy, a które są odtwórcze?

- które zadania można oddelegować?

- na jakie aktywności zawodowe poświęciłabyś zaoszczędzony czas?

- jakie są największe powtarzalne problemy?

Po zebraniu danych zauważysz, które obszary w firmie wołają o pomoc i wsparcie. Zacznij od tych, gdzie zespół narzeka na brak czasu i wsparcia, utrudniony kontakt z klientami bądź innymi pracownikami, nieproporcjonalną ilość żmudnej, odtwórczej pracy w stosunku do kreatywnej i budującej, co wpływa na niski poziom satysfakcji pracowników. Przytoczone przykładowe problemy najczęściej dotykają szeroko pojętych obszarów administracyjnych, jak działy księgowe i kadrowe, logistyka, dział sprzedaży czy obsługi klienta.

Rynek cyfrowych rozwiązań oferuje mnóstwo narzędzi, które mogą zniwelować do zera większość wymienionych utrudnień. Nie wystarczy jednak wykupić subskrypcję czy zainstalować nowy program i wrzucić pracowników na tzw. głęboką wodę. Owszem, cyfryzacja procesów pomoże lepiej zorganizować pracę w biurze i całej firmie, ale żeby uzyskać wielkie efekty trzeba rozpocząć od stawiania małych kroków.

Więc masz już czarno na białym wykaz problemów do rozwiązania oraz obszar firmy, od którego zaczynasz. Kolejnym krokiem powinno być wspólne zebranie i burza mózgów z zespołem. Tom Peters, amerykański pisarz i specjalista od zarządzania, słusznie zauważył, że wszelka innowacja nie jest zasługą badań rynkowych, ale rozzłoszczonych ludzi. Czyli tych, którzy chcą wykorzystywać lepiej swój potencjał zawodowy, odzyskać czas, pracować mądrzej, żyć szczęśliwiej. To oni borykają się na co dzień z obowiązkami, które być może od lat wykonują w ten sam sposób. Chcąc usprawnić biznes i wprowadzić rozwiązania, z których ma korzystać cały zespół, nie możesz pominąć jego udziału w rozmowie o zmianach.

Na tym etapie powinieneś mieć już wnioski, które pomogą zbudować strategię cyfrowej zmiany. Plan powinien zawierać takie informacje, jak:

- cele, jakie chcesz osiągnąć dzięki cyfryzacji (sprecyzowane rozwiązania problemów)

- narzędzia i metody, którymi osiągniesz te cele

- kolejność wprowadzania zmian

- sposób wprowadzania zmian

- potrzebne zasoby

- terminy realizacji

Dla lepszego zobrazowania procesu wprowadzania nowoczesnych rozwiązań cyfrowych, weźmy na przysłowiowy warsztat dział księgowości.

Załóżmy, że największym i palącym problemem w dziale księgowości jest utrudniony kontakt z klientami oraz konieczność ręcznego wprowadzania danych z faktur. Klienci donoszą dokumenty na ostatnią chwilę i to w różnych formach (na papierze, mailem, a nawet messengerem), co powoduje bałagan i frustrację. Ambitna kadra spędza całe dnie na porządkowaniu dokumentów, obdzwanianiu spóźnialskich kontrahentów i wprowadzaniu danych w tabeli, zamiast analizować zmiany ustawowe, szukać kreatywnych rozwiązań na optymalne i opłacalne rozliczanie transakcji z zachowaniem przepisów prawa czy prognozować ewentualne problemy i ich możliwe rozwiązania.

Celem usprawnienia pracy działu księgowości, będzie zatem zminimalizowanie pracy odtwórczej (np. ręczne wprowadzanie faktur), oszczędność czasu (do wykorzystania na księgowość kreatywną), zminimalizowanie opóźnień w przesyłaniu dokumentów (poprzez lepszy kontakt z klientami).

Cel zostanie osiągnięty, dzięki oprogramowaniu i nowym narzędziom cyfrowym. Tu należy się chwilkę zatrzymać. Rozwiązań w formie aplikacji dla firm jest wiele. Zakładając, że to nowość w Twoim przedsiębiorstwie, warto uważnie przeanalizować ofertę rynkową. Wybierając rozwiązania dla naszego działu księgowego weźmiemy pod uwagę:

- opinie innych użytkowników

- jaki procent problemów rozwiązuje wybrany system

- poziom trudności (intuicyjna obsługa, przejrzystość)

- oferta cenowa i jakościowa (co otrzymam w konkretnej cenie)

- wymagania informatyczne (czy oprogramowanie zadziała na firmowych komputerach, czy wymaga profesjonalnego wsparcia przy instalacji)

- serwis (czy aplikacje są często aktualizowane, zgodne z przepisami)

- obsługa klienta (pomoc techniczna dostawcy, kontakt z serwisem)

- szkolenie i wdrożenie (czy dostawca oferuje pomoc w nauce obsługi)

- czas realizacji (od zamówienia, przez instalację i szkolenie, po użytkowanie)

Z długiej listy narzędzi umożliwiających optymalizację pracy w dziale księgowości odrzucimy wszystkie te, które nie mają dobrych lub żadnych referencji klientów, nie realizują co najmniej dwóch z trzech wyznaczonych celów, są najbardziej zaawansowane w obsłudze, mają wygórowane wymagania instalacyjne (np. wymagają zakupu dodatkowego sprzętu lub wersji pudełkowych oprogramowania).

Mając na uwadze nasz konkretny przykład, szukamy narzędzia, które realizuje wybrane cele. Może to robić za pomocą: skanowania faktur i automatycznego ich wprowadzania (realizujemy oszczędność czasu), integracji z innymi programami księgowymi (nie musimy zmieniać wszystkiego), wysyłania przypomnień o terminach do klientów (ułatwienie obsługi klienta).

Jesteśmy już prawie na mecie! Przeanalizowaliśmy potrzeby firmy i wyznaczyliśmy cele, jakie chcemy osiągnąć za pomocą rozwiązań cyfrowych. Zrobiliśmy selekcję oferty rynkowej. Wybraliśmy optymalne narzędzie i został jeszcze jeden mały szczegół, czyli szkolenie dla pracowników.

Ten wieńczący etap wdrażania nowych narzędzi, a tym samym zmiany stylu pracy na bardziej efektywny i satysfakcjonujący, jest kluczowy w przełamaniu barier u pracowników i szybszej adaptacji do zmiany. Radzimy nie pomijać tego kroku. Wiele firm oferujących programy do nowoczesnej administracji i księgowości, jak np. Scanye, oferuje darmowe wdrożenie dla całego zespołu, bezpłatną aplikację dla klientów, a nawet bezpłatne testowanie aplikacji. Szkolenie powinno obejmować uruchamianie, dostosowywanie i użytkowanie aplikacji na każdym etapie, zaczynając od momentu instalacji. Wybieraj tylko takie rozwiązania, które mają intuicyjny panel obsługi i oferują szybkie wsparcie techniczne. Wiele firm oferuje również atrakcyjne kursy z nowoczesnej administracji, na których poruszane są zagadnienia możliwości narzędzi cyfrowych w przedsiębiorstwie czy też cyberbezpieczeństwa. W obliczu tak konkurencyjnych działań, nie musisz pochopnie podejmować decyzji.

Odchodząc od naszego przykładu, pamiętajmy, że decydując się na zmianę procesu pracy w firmie lub w jej wybranym dziale, inwestujesz w lepszą codzienność swojego zespołu i tym samy, długofalowo, w bardziej rozwojowy biznes. Dlatego wybieraj aplikacje i programy dobrej jakości, regularnie aktualizowane, z nowoczesną i przyjazną obsługą i pomocą techniczną. Wybierz opcję najlepszą z możliwych.

Mamy nadzieję, że po przemyśleniu, wprowadzanie narzędzi cyfrowych do codziennych procesów w firmie nie wydaje się już skomplikowane, ani poza zasięgiem. Bo korzyści rozwoju technologicznego nie są zarezerwowane tylko dla biznesów online! Odważnie sięgamy, po wszystko co ułatwi nam prowadzenie przedsiębiorstwa, aby pracować mądrzej, nie ciężej.