OSZCZĘDNOŚCI W FIRMIE #WDOBIEKRYZYSU

Kryzys związany z koronawirusem zakłócił funkcjonowanie firm na całym świecie, zmuszając niemal wszystkie przedsiębiorstwa do przeorganizowania swoich planów, działań, procesów, a tym samym wydatków. Co zrobić, aby uniknąć drastycznych kroków, takich jak zwalnianie pracowników oraz rezygnacja z kluczowych inwestycji? Nie ma złotej i jednolitej recepty dla każdego biznesu, ale bez względu na skalę działania i wielkość firmy, warto podjąć pewne kroki, aby utrzymać budżet na plusie.

W celu zabezpieczenia stabilności finansowej firmy należy przyjrzeć się dwóm obszarom w swojej działalności. Po pierwsze, jak i które koszty można zredukować oraz, w jaki sposób zarządzać wydatkami.

Dla firmy, która chce optymalizować swoje wydatki te dwie kwestie zawsze będą istotne i powinny być monitorowane, jednak w czasach spowolnienia gospodarczego, kiedy finanse i cele biznesowe są kluczem do przetrwania na rynku, optymalizacja kosztów nabiera innego znaczenia.

Poznaj 8 sposobów na pozyskanie oszczędności w firmie:

Analiza budżetu. Zanim zaczniesz obniżać koszty i redukować wydatki, przejrzyj i uaktualnij swoje krótko i długoterminowe plany finansowe. W dobie kryzysu z pewnością niektóre z nich mogą ulec zmianom np. wszelkie działania związane z podróżami, spotkania związane z promocją produktu, eventy. Przejrzyj kwoty przeznaczone na wydatki zmienne i zastanów się, czy są adekwatne do obecnej sytuacji. Na podstawie otrzymanych wyników przeprowadź analizę rentowności, aby poznać dokładną sytuację finansową firmy, odnieść się do niej, wprowadzić plany awaryjne itd.
Planowanie. Masz wrażenie, że musisz czynnie działać, aby nie paść ofiarą kryzysu, ale spokojne przeanalizowanie sytuacji finansowej i poświęcenie czasu (nie godzin, lecz dni) na poznanie sytuacji firmy jest wielką inwestycją, która może pomóc przetrwać największe załamania rynkowe. Zobacz obecny stan firmy, zaplanuj co będzie za 3 miesiące, jak będziesz pracował za pół roku i za rok, a to wszystko w kilku wariantach. Szczególnie pamiętaj, o tym aby: opracować prognozy finansowe dla najlepszych oczekiwanych zysków ze sprzedaży produktów i usług oraz dla najgorszych wyników. Przygotować plan awaryjny w sytuacji, gdyby najsłabsza wersja wydarzeń miała się spełnić. Dostosować przewidywane wydatki do skorygowanych planów sprzedaży, tak aby opracować sumę kosztów niezbędną do zrealizowania…nowych planów (premiery produktów i usług online, przełożone terminy, przeniesienie pewnych działań do strefy online, zmniejszenie produkcji, zmiany marketingowe - te wszystkie modyfikacje wpłyną na wysokość kosztów). Opracuj jeden lub więcej planów „po kryzysie”, aby mieć pewność, że wiesz, jak funkcjonować na rynku, gdy gospodarka zacznie się poprawiać. Oczywiście trudno jest zrobić to samemu i nie sposób przygotować tak skrupulatnie wszystkich wyników i planów w ciągu doby. Zorganizuj spotkanie zespołu, zrób burzę mózgów, poproś o przygotowanie pomysłów, ale także listę problemów przez dział marketingu, sprzedaży, produkcji czy księgowość i kadry. Jeżeli jesteś mikroprzedsiębiorcą, zastanów się, które osoby z twojego otoczenia mogą pomóc ci opracować bezpieczny i najbardziej realny plan.
Eliminacja zbędnych wydatków. Nadszedł czas na zaciskania pasa i patrzenie na każdy grosz wypływający z kasy firmy. Zbędne wydatki to pieniądze, które nie przyczyniają się do osiągnięcia podstawowych celów firmy, zrealizowania konkretnych procesów. Ten etap może obejmować rezygnację z abonamentu na wodę mineralną dla pracowników, redukcję ilości zamówień akcesoriów biurowych czy rezygnację z kosztownego oprogramowania. Zatrzymaj się przy każdym wydatku i zastanów, czy można sobie poradzić bez niego lub czy istnieje jego skuteczny, ale tańszy zamiennik? Przykładem jest wspomniane oprogramowanie. Zamiast opłacać abonament firmowy za MS Office, skorzystaj z fenomenalnego Open Office lub coraz popularniejszych rozwiązań Google Documents. Nieużywany, dzierżawiony sprzęt można zwrócić, zawiesić płatności lub negocjować wysokość opłat (od drukarek, po ciężkie maszyny budowlane czy samochodowy flotowe)

Radykalne zmiany przestrzeni. Konieczność maksymalizacji możliwości pracy zdalnej być może okaże się długoterminowa. To dobry czas, aby zastanowić się ile faktycznej przestrzeni biurowej potrzebujesz oraz czy lokalizacja przynosi adekwatne do ceny korzyści. Wydaje się, że przez najbliższe kilka miesięcy to nie będzie miało tak wielkiego znaczenia, jak możliwość przeprowadzenia obsługi klienta i dostarczenia mu usługi lub produktu bez konieczności spotykania się w siedzibie firmy. Zawsze zdążysz wynająć bardziej atrakcyjny lokal, a tymczasem poszukaj dogodnego i oszczędnego miejsca do pracy dla siebie i dla tych współpracowników, którzy ze względu na formę pracy nie mogą wykonywać jej zdalnie. Rozwiązaniem jest także opłacanie abonamentów w przestrzeniach coworkingowych. Zaoszczędzone pieniądze przeznacz na przykład na fundusz awaryjny lub doinwestowanie narzędzi do pracy zdalnej dla swojego zespołu (słuchawki z mikrofonem wyciszającym, komputery, drukarki, fotele biurowe itd.)
Negocjuj stawki z dostawcami usług lub szukaj alternatywnych rozwiązań. Dostawcy mediów (prąd, gaz, internet) prześcigają się z ofertami. Zapytaj o możliwość przejścia na korzystniejszy plan lub porównaj oferty konkurencji. Jeżeli wysyłasz dużo lekkich i niewielkich gabarytowo przesyłek oraz listów, najtaniej będzie korzystać z ekonomicznej oferty poczty, z kolei w przypadku magazynów, z których codziennie wychodzą twoje paczki, zastanów się nad korzystną współpracą stałą z określonym dostawcą. Firmy sprzątające, wywożące śmieci, pielęgnujące zieleń wokół posesji, dostawcy mediów i inni usługodawcy, z którymi mamy podpisane umowy to oczywiście firmy, które również muszą radzić sobie z trwającym kryzysem, ale w ich najlepszym interesie jest pomaganie innym przedsiębiorcom, czyli swoim klientom, utrzymać się na powierzchni - nawet jeśli oznacza to tymczasowy spadek przychodów. Warunkiem koniecznym przy analizowaniu i obniżaniu kosztów usługodawców jest poświęcenie godziny czy dwóch na porównanie ofert i dobra kalkulacja kosztów.
Praca zdalna. Okazuje się, że wiele działań można przenieść do sieci. Od codziennej administracji biurowej, przez planowanie kampanii marketingowych, rozmowy z klientami, prowadzenie kursów i szkoleń, organizowanie konferencji, po samą sprzedaż. Pracownicy, którzy wykonują swoje obowiązki spoza siedziby firmy, przynoszą wymierne oszczędności na energii, generowaniu odpadów i innych kosztach. Praca zdalna lub wynajem miejsc w biurach coworkingowych może przynieść oszczędności od kilku do kilkunastu tysięcy rocznie.
Zwiększenie działalności online. Zanim zaczniesz świadczyć na nowo usługi w salonie lub sprzedawać w sklepach stacjonarnych, zwiększ zasięg internetowy. Poinformuj klientów o możliwości zamawiania produktów online. Możesz założyć prosty e-sklep, uruchomić firmowy profil na allegro czy nawet zbierać zamówienia na social mediach, dopóki nie postawisz profesjonalnej i docelowej platformy sprzedażowej. Dobrym pomysłem jest wyprzedaż asortymentu ze sklepów stacjonarnych. Wystarczy dobrze opisać produkty, zrobić zdjęcia lub filmiki i zachęcać klientów do zdalnych zakupów. To pracochłonne zajęcie, ale może przynieść niesamowite rezultaty na wielu płaszczyznach: asortyment zamknięty w niedostępnym lokalu (np. narzędzia, obuwie, odzież) może na siebie zarobić, zwiększenie zasięgu w mediach społecznościowych czy również utrzymanie pracownika obsługi klienta, który byłby odpowiedzialny za proces przygotowywania i wystawiania ofert. Jeżeli świadczysz usługi zaoferuj odbiorcom i klientom filmy instruktażowe. Nie przyniesie to natychmiastowych zysków oraz wymaga czasu, ale zaprocentuje w przyszłości zaufaniem społeczności, a tym samym nowymi klientami.
Sprytny sposób na marketing. Zastanów się, które działania marketingowe można przesunąć lub zmienić ich formę. Kampanie o niskiej skuteczności należy ograniczyć, a środki finansowe przenieść na inne, adekwatne do możliwości i sytuacji formy marketingowe. Istnieje wiele niedrogich, a nawet darmowych sposobów na skuteczną reklamę i utrzymanie swojej pozycji w świadomości rynkowej.

- bezpłatną formą reklamy jest udzielanie wywiadów, dla gazet, stacji radiowych i portali, które poruszają tematy dotyczące lokalnej społeczności i nie tylko. Dziennikarze szukają informacji z pierwszej ręki od różnych środowisk, w tym firm, o tym, w jaki sposób działają w kryzysie koronawirusa. Kto lepiej zobrazuje, jak pandemia wpływa na rynek i poszczególne branże, jeśli nie sami przedsiębiorcy? Tego rodzaju aktywność nie tylko uwiarygadnia firmę, ale także wynosi daną markę do rangi autorytetu.
- warsztaty i webinary online, filmy instruktażowe z obsługi danego produktu, prezentowanie case-studies za pomocą atrakcyjnych filmów i artykułów, konkursy na kody rabatowe, rozdania, ankiety i angażujący e-mail marketing to wszystko pracochłonne, ale niedrogie w realizacji działania, które przyniosą długofalowe efekty
Pamiętaj, aby wyciśnij trudne czasy jak cytrynę zamiast siedzieć z założonymi rękoma i czekać na lepsze chwile. Przeanalizuj stan finansowy firmy, wprowadź zmiany, skoryguj oczekiwane przepływy pieniężne - pomoże to dokonywać inteligentnych wyborów, które jednocześnie obniżą wydatki i umożliwią utrzymanie swojej pozycji oraz bycie gotowym na dalsze sukcesy po pandemii. Licz, analizuj i jeszcze raz licz! Nie oddaj biznesu wirusowi.