Zaskakujące wydatki, które można wpisać w koszty firmy

To zrozumiałe, że właściciele firm myślą, jak zaoszczędzić pieniądze. Jednym ze sposobów jest pilnowanie kosztów, jakie ponosimy w związku z działalnością biznesową. Wiele z nich możemy zaksięgować w swoich wydatkach, redukując w ten sposób wysokość podatku VAT, który przyjdzie nam zapłacić raz na miesiąc lub kwartał. Zwracanie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej jest prostym sposobem na utrzymanie efektywności podatkowej. Czy na pewno wiesz, jakie wydatki możesz zaksięgować jako koszty?

Kosztem może być każdy wydatek, który umożliwia osiągnięcie przychodu z tytułu działalności, jaką prowadzisz. Dokładnie precyzuje to art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, który mówi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Oczywiste wydaje się, że w koszty firmy można wpisać rachunek za internet, abonament telefoniczny, kupno telefonu firmowego, drukarki, akcesoriów biurowych czy benzyny, jeżeli wybierasz się w delegacje biznesowe. Nie jest żadnym odkryciem, że zakup oprogramowania, dzięki któremu wystawiamy faktury czy prowadzimy biznesową bazę danych itp. kwalifikujemy jako koszt. Możesz się jednak zdziwić jak wiele wydatków umyka naszej uwadze, a wystarczy, że będziemy potrafili udowodnić ich tzw. rację bytu, czyli uargumentować dany wydatek, jako wsparcie bezpośrednie w osiągnięciu przychodów. Tak na przykład kurs fotografowania, może być kosztem dla blogerki i pisarki kulinarnej, fotografującej swoje potrawy na bloga, który stanowi główny obszar jej działalności. Natomiast ten sam kurs nie może być kosztem dla mechanika samochodowego, który nie wykorzystuje autorskich zdjęć w swojej firmie, (nawet jeśli planuje robić to w przyszłości).

 

To, jak szeroko można interpretować swoje koszty, najlepiej pokaże przykład. Mobilna masażystka, której działalność gospodarcza polega na świadczeniu usług mobilnie, tzn. w domach klientów lub w przestrzeniach warsztatowych (np. podczas szkoleń), w swoje koszty wpisze: składany stół do masażu, samochód/paliwo, naprawy samochodu, telefon, komputer, rachunek za internet, strój służbowy, wygodne i profilaktyczne obuwie do pracy, jednorazowa pościel do masażu, ręczniki, kosmetyki np olejki, maści do masażu, hosting, domena, opłata za dostawców usług, jak programista, projektant stron internetowych, social media menedżer, serwisant, a także kursy, szkolenia i książki branżowe, akcesoria jak na przykład bańki chińskie, masażery, kamienie, świece. Masażystka, która prowadzi szkolenia, może także wliczyć w koszty dojazd, zakwaterowanie na prowadzonych warsztatach lub kawę czy lunch zakupiony i spożyty z klientem podczas omawiania warunków współpracy. Ubranie, nawet ekskluzywne, typu garnitur lub elegancka galanteria, może być także zaksięgowana jako koszty, o ile będzie na tej odzieży logo firmy. Idąc tym tropem, kosztem są wszelkie wydatki na reklamę i marketing.

Praca w domu - ile przestrzeni prywatnej pracuje na osiągnięcie przychodów w firmie?

Praca w domu nie generuje dodatkowych wydatków, jak wynajęcie biura, podpisywanie umów z dostawcami prądu czy internetu itp. Mimo to, jeżeli w miejscu zamieszkania wykonujesz działalność, korzystając z przestrzeni (domowe biuro), prądu, wody, internetu (światło, ładowanie komputera i telefonu, urządzenia biurowe, woda - na kawę lub do mycia rąk itd.) oraz ogrzewania w sezonie, część kwoty, jaką wydajesz na rachunki i czynsz możesz zaksięgować, jako koszty firmy. Jak to zrobić? Należy obliczyć, jaki procent powierzchni mieszkania oraz jego kosztów, wykorzystujemy do prowadzenia działalności. Na przykład: weźmy czteropokojowe, stumetrowe mieszkanie, w którym jeden pokój przeznaczony jest na gabinet. W takiej sytuacji  ¼ mieszkania przeznaczamy na działalność. Adekwatnie: ¼ rachunków za prąd czy ogrzewanie to także wydatki, które ponosimy, aby umożliwić sobie generowanie przychodu. Takie wyliczenia powinny znaleźć się w stosownym oświadczeniu i być archiwizowane w naszych dokumentach księgowych, na potrzeby ewentualnej rewizji dokumentacji, zapytania ze strony urzędu o udowodnienie poniesionych kosztów. Warto zaznaczyć, że rachunki np. za prąd, nie muszą być wystawione na firmę, najważniejsze, aby zgadzał się adres zamieszkania i prowadzenia działalności, z adresem dostawcy usługi.

Nie jesteś pewny swoich kosztów?

Jeżeli ponosisz wydatki, co do których nie masz pewności, czy kwalifikują się jako koszty prowadzenia działalności, możesz złożyć wniosek o indywidualną interpretację. Specjalny formularz oraz opłatę w wysokości 40 zł należy wypełnić za pośrednictwem strony Ministerstwa Finansów. Opłata skarbowa z tego tytułu wynosi 40 zł, a na wydanie interakcji trzeba chwilę poczekać. Informacja na stronie mówi, że może to trwać maksymalnie do 3 miesięcy.