CZAS UCIEKA CI PRZEZ PALCE? JAK LEPIEJ WYKORZYSTYWAĆ DZIEŃ?

Miewasz wrażenie, że lista zadań do wykonania, mimo tego, że wciąż pracujesz, nie ulega wielkiej zmianie? Dochodzą nowe sprawy do załatwienia. A wielu nie udaje się zrealizować w zaplanowanym dniu? Spokojnie, nie jesteś sam. Czas uciekający gdzieś przez palce to zmartwienie wielu osób. Jednak okazuje się, że próbujemy rozwiązać problem tam, gdzie go nie ma. Przestańmy obwiniać niewinny, spokojny i równomiernie płynący czas. Nie, on nie ucieka przez palce, nie biegnie szybciej, kiedy dobrze się bawisz, ani wolniej, kiedy słuchasz wykładu na uczelni. Czas posuwa się do przodu, ale jest to pewna stała, do której powinniśmy już się przyzwyczaić. Nie zaskoczy nas nagłym przyspieszeniem, nie schowa się w szafie. Przestańmy więc nim sterować i zarządzać. Bo to my potrzebujemy zarządzania, a nie wskazówki zegara. Jak zatem lepiej zarządzać sobą w czasie i wykorzystać każdy dzień?

Koncentrowanie się na zarządzaniu własnym polega na zmianie nieskutecznych dotąd wzorców i nawyków na te, które przynoszą rezultaty. Weźmiemy pod lupę zbyt dużą ilość obowiązków spoczywającą na jednej osobie, rozpraszacze oraz brak konsekwencji w działaniu.
Zacznijmy od...dzielenia pracą. Lista zadań, które wykonujemy każdego dnia, nie dotyczy wyłącznie nas samych, ale naszego domu, rodziny, firmy itd. Znajdują się na niej sprawy, których załatwienie przynosi korzyść dla jakiejś grupy osób, j np. zespołu w pracy, rodzeństwu czy sąsiadom. Wszystkie te osoby mają wpływ na wykonanie danego zadania. Chodzi o to, że dopiero uzyskanie pomocy ze wszystkich posiadanych przez nas zasobów, w tym przede wszystkim ludzkich, daje szansę na realizację planów przy zachowaniu własnego zdrowia fizycznego i psychicznego. Zasoby obejmują współpracowników, przyjaciół, członków rodziny (w tym dzieci i nastolatków). Mówiąc prościej, jeśli masz dużo na głowie, wybierz trzy zadania z listy i zleć je komuś innemu. Czasami to jedyna droga do sukcesu. Oczywiście nie chodzi o wyzyskiwanie się kimkolwiek (w tym również ciebie, prawda?), a dzielenie wspólnych zdań według dostępnego czasu, predyspozycji do wykonania danej czynności i okoliczności. Często wychodzimy z założenia, że najszybszym i najłatwiejszym sposobem osiągnięcia czegoś jest zrobienie tego samemu. Naprawdę wierzymy, że możemy to zrobić, powtarzamy to sobie nieświadomie 10 razy w tygodniu. Prawdopodobnie nigdy nie łączymy jednak naszej gotowości do "robienia tego samemu" z masą innych obowiązków i niespodziewanych wydarzeń. Nie przewidujemy też bólu głowy, stresu i bezsenności, które przychodzą w następstwie takiego traktowania siebie. Naprawdę dużo prościej jest porozmawiać z bliskimi lub z pracownikami i podzielić się obowiązkami. Nie jesteśmy tego nauczeni i dlatego proszenie o pomoc sprawia nam problem. Jednak warto przełamać schemat, bo walczymy o własne zdrowie i skuteczną realizację celów.

Warto też szczerze odpowiedzieć sobie na pytanie, ile czasu faktycznie spędzamy produktywnie, ile mamy przeznaczone na odpoczynek w ciągu dnia, a gdzie tracimy go bezsensownie? Podobno jedna trzecia pracowników marnuje aż trzy godziny dziennie na media społecznościowe! Oznacza to, że tracą osiemnaście tygodni pracy każdego roku! Jeśli również masz z tym problem, zastosuj wtyczki i programy, które blokują strony internetowe w określonych godzinach, wyłączają powiadomienia i mierzą czas spędzony na „internetowej zabawie”. Analizując statystyki tych aplikacji, po miesiącu możesz zauważyć, że zyskałeś kilkanaście lub kilkadziesiąt godzin dla siebie.
Wielozadaniowość może także być wada i zaletą. Jeżeli zaczynasz coś robić w pracy, korzystniej będzie, jeśli skończysz bez przerywania sobie na kawę, odbieranie telefonu czy zeskanowanie niedotyczących projektu dokumentów. Ludzie często rozpoczynają jakiś projekt, a następnie przerywają go kilkakrotnie. To ogromna strata czasu. Kilka minut bowiem zajmuje naszemu mózgowi powrót do tego, nad czym pracowaliśmy. Nagminnie zdarza się to w przypadku sprawdzania poczty. Otwierasz wiadomość e-mail, czytasz ją, nie odpowiadasz i zamykasz. Zmarnowałeś około trzech minut. Przecież po powrocie do sprawdzania poczty ponownie przeczytasz tę samą wiadomość, dowiesz się, co zrobić i utworzysz odpowiedź. Pomnóż tę sytuację kilkakrotnie, uzupełniając ją o wiadomości SMS czy w social mediach, a uzbierasz kolejne dwie godziny bezpowrotnie straconego czasu. Zapamiętaj, że jeśli coś zaczynasz, należy to skończyć, aby móc pójść do przodu.
Nawiązując do poprzedniego akapitu, warto zastosować wygodny schemat na sprawdzanie poczty czy Facebooka i odpowiadanie na wiadomości. W zależności od intensywności życia online, jakie prowadzisz, komunikowania się przez internet oraz rodzaju pracy może to być 3 razy dziennie po 15 minut, raz dziennie przez godzinę, a może 2 razy...w tygodniu przez 3 godziny. Wszystko zależy od stylu życia i pracy, jaką wykonujesz. Bez względu jednak na to, ważna jest sama zasada sprawdzania komunikatorów w określonym przez siebie czasie.

Podsumowując, podstawowe umiejętności organizacyjne i zarządzanie sobą w czasie mogą pomóc w produktywnej codziennej rutynie. Są to:

- outsourcing
- planowanie i hierarchizacja celów
- konsekwencja wykonywaniu zadań
- likwidacja rozpraszaczy
- ustalenie czasu na bycie online

Uwierz, że możesz zacząć dzień od zdrowego śniadania, szklanki wody i ćwiczeń. Ustal tylko priorytety zadań na podstawie ich znaczenia. Zadbaj też w swoim planie dnia o przerwę i czas na sen. Pamiętaj, że nie chodzi o to, ile rzeczy zrobisz każdego dnia. Produktywność polega bowiem na robieniu właściwych rzeczy, a nie tylko na wykonywaniu różnych czynności, aby „być zajętym”.

Te rady pomogą ci zacząć lepiej wykorzystywać dzień:

1. Jako pierwsze trzy zadania do wykonania w danym dniu ustal te najważniejsze. Pozwoli ci to poradzić sobie w sytuacjach awaryjnych, które nieuchronnie pojawią się w życiu, bez konieczności wyrzucania całego harmonogramu do kosza.
2. Pamiętaj, aby pozostać elastycznym w swoich planach. Jak wyżej, te mogą się zmieniać.
3. Spróbuj pościelić łóżko każdego ranka. Udowodniono, że ukończenie małego zadania po przebudzeniu, zwiększa produktywność w ciągu całego dnia!