8 kroków do organizacji udanego eventu

Wydarzenia branżowe oraz takie, które łączą akcje charytatywne, społeczne czy edukacyjne z biznesem są bardzo popularne. Ich dużą zaletą jest możliwość nawiązania licznych i wartościowych kontaktów, wypromowania swojej firmy w społeczności lokalnej i branżowej oraz prestiż, z jakim kojarzy się tak duże przedsięwzięcie. Organizacja eventu, w zależności od rodzaju aktywności, które są zaplanowane, wymaga skrupulatnego przemyślenia i planowania z co najmniej kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Stosując się do poniższych wskazówek, zobaczysz, że nie jest to, aż tak trudne czy niemożliwe.

1. Określ cele i rodzaj wydarzenia.

Co najbardziej chcesz osiągnąć poprzez organizacje eventu? Promocje swojej firmy? Zgromadzenie społeczności wokół tematu, jakim się zajmujesz? Nawiązanie współprac biznesowych? Zwiększenie sprzedaży nowego produktu? Wokół jakiej tematyki będą toczyć się główne aktywności i jaki będzie najlepszy sposób przekazu? Do wyboru, w zależności od rodzaju działalności, jaką prowadzisz, masz: wykłady, spotkania dyskusyjne, debatę, warsztaty, pokazy, wywiady, konsultacje indywidualne, prezentacje produktów, testowanie usług i produktów, pokaz filmu dokumentalnego, performance, a także kompilacje kilku z nich.

2. Ustal ostateczną datę i czas trwania eventu.

To podstawowe informacje, na podstawie których będziesz musiał negocjować wynajęcie sali, potrzebnego sprzętu itp. Określając dalsze zadania organizacyjne, szukając sponsorów i wykładowców, musisz znać ostateczny termin wydarzenia.

3. Zarezerwuj salę, poszukaj partnerów i sponsorów oraz wolontariuszy.

Przemyśl ile osób chciałbyś, aby wzięło udział w wydarzeniu, zarówno jako odbiorcy, jak i współprowadzący i dodaj do tej liczby 5-10%. Dla takiej liczby potencjalnych uczestników musisz przygotować salę. Nie przesadź jednak z przestrzenią. Jeżeli planujesz wydarzenie na 150 osób, nie rezerwuj sali na więcej niż 250. Pamiętaj, że miejsce musi posiadać toaletę (najlepiej więcej niż jedną), dostęp do prądu i internetu. Jeżeli planujesz indywidualne konsultacje lub kilka różnych bloków tematycznych w tym samym czasie, potrzebujesz również osobnych sal na ten cel. Warto poprosić o wsparcie lokalne uczelnie. Uczelnia wyższa stając się partnerem projektu, zyskuje ambitną reklamę, a wśród studentów możesz rekrutować wolontariuszy, którzy zdobędą cenne doświadczenie zawodowe. Pozostając przy wolontariuszach, pamiętaj, że ich rola jest niezwykle ważna, dlatego poświęć im swój czas i doceń ciężką pracę. Już na etapie wstępnej rekrutacji, która może przebiegać online, upewnij się, że przekazujesz im ideę i najważniejsze filary całej akcji. Wolontariusze powinni podpisać umowy o wolontariacie i oświadczenia zezwalające na przetwarzanie danych oraz udostępnianie wizerunku. Przeprowadź kilka spotkań z chętnymi osobami, aby wyjaśnić, na czym dokładnie ma polegać wydarzenie i jakie obszary muszą być dopilnowane. Na pewno wśród nich znajdą się: organizacja ruchu i opieka nad płynną komunikacją uczestników w budynku, podstawowy punkt informacyjny, promocja, punkt pierwszej pomocy, punkt rzeczy znalezionych, czystość oraz inne w zależności od potrzeb. Rozdysponujcie działania, dzieląc wolontariuszy na grupy. Jeżeli nie chcesz wydawać fortuny na profesjonalnego kamerzystę i fotografa, możesz poprosić wolontariuszy o wykonywanie zdjęć podczas wydarzenia i ustawić automatyczne filmowanie np. sceny wykładowej. Na evencie nie musisz serwować darmowych przekąsek, aczkolwiek możesz spróbować zdobyć sponsora, najlepiej lokalnej firmy spożywczej. O ile odpłatne stoiska z kanapkami i przekąskami czy maszyny dystrybucyjne są akceptowalne w przypadku jedzenia, postaraj się o dobrej jakości kawę, herbatę i wodę. Jeżeli planujesz całodniowe lub kilkudniowe wydarzenie, wybierając salę, sprawdź, czy w pobliżu znajduje się restauracja, aby uczestnicy mieli możliwość wyjścia na obiad w czasie przerwy.
Sponsorów możesz szukać, stosując personalizowane listy oraz e-maile do władz miasta, instytucji i organizacji pozarządowych, lokalnych mediów, a w końcu firm oraz influancerów.
Im więcej sponsorów tym lepszej jakości wydarzenie. Dzięki nim zyskujesz środki finansowe, na przykład na wynagrodzenie dla topowego prelegenta lub sfinansowanie nagrania i montażu video czy też materiałów dla uczestników. Wsparcie rzeczowe nie odgrywa wcale mniejszej roli – krzesła, stoły, oświetlenie, druk materiałów, gadżety dla uczestników mają swoją cenę i z pewnością są potrzebne na takim wydarzeniu.

4. Wysyłaj zaproszenia elektroniczne oraz tradycyjne z co najmniej 3-miesięcznym wyprzedzeniem.

Jeżeli chcesz, aby na wydarzeniu wystąpili prelegenci, a ktoś inny poprowadził warsztaty lub konsultacje, wystosuj odpowiednie zaproszenia kilka miesięcy wcześniej. Zrób to droga elektroniczną oraz tradycyjną. Nie zapomnij poprosić o potwierdzenie udziału oraz skontaktować się z daną osobą w celu ustalenia szczegółów współpracy (temat, czas trwania, zwrot kosztów dojazdu, ewentualne wynagrodzenie, zasady promocji własnego produktu itp.).
Na wydarzenia tego typu warto zaprosić także lokalne media oraz władze miasta, przedstawicieli sponsorów i partnerów eventu oraz związane z tematyką wydarzenia autorytety.

5. Przygotuj ofertę dla uczestników i zaplanuj promocję.

W jaki sposób zachęcisz ludzi do przybycia? Czy event jest płatny, czy darmowy, a może do wyboru są pakiety? Co zyska twój odbiorca, poświęcając swój czas na to wydarzenie? Te wszystkie informacje muszą być zwięźle, jasno i ciekawie przedstawione w kampanii promocyjnej. Stwórz dla wydarzenia odrębną stronę internetową, wydarzenie na Facebooku, zorganizuj konkurs w różnych kanałach social media i rozdawaj wejściówki lub bilety na atrakcje przewidziane na evencie odpłatnie, wyślij kilka wejściówek czy voucherów do mediów, zaprojektuj i rozwieś w mieście unikatowe plakaty, zaangażuj influancera, poproś kogoś z autorytetów o wsparcie i np. nagranie filmiku promocyjnego z zaproszeniem, ogłaszaj się w prasie lokalnej i branżowej. Możliwości jest naprawdę wiele, a wszystko zależy od twojej kreatywności.

6. Przygotuj pakiety materiałów dla uczestników.

Ramowy plan wydarzenia, mapka lokalu i najbliższej okolicy, dostępne punkty gastronomiczne, ew. ceny, krótkie informacje o prelegentach i efektowny gadżet biznesowy typu notes, brelok, parasolka czy kubek termiczny to zawsze mile odbierany gest. Poproś wolontariuszy o prowadzenie sondy ewaluacyjnej i rozdawanie oraz zbieranie ankiet. Dla osób, które pozostawią swój adres mailowy, wyślij kilka dni po wydarzeniu dodatkowe materiały np. transkrypcje wywiadu, który miał miejsce na wydarzeniu z autografem gościa, kupon rabatowy itp.

7. Atrakcje.

Oprócz wartościowej wiedzy zadbaj o chwilę relaksu dla uczestników i możliwość nawiązywania kontaktów. Bilard, foto budka, wygodna mini czytelnia pozwolą odetchnąć między np. warsztatami i wymienić się doświadczeniami oraz opinią z innymi gośćmi. Kilka zagranych utworów przez uczniów szkoły muzycznej lub pokaz multimedialny dla chętnych również będzie stanowił odskocznię dla skupionego umysłu.

8. Podziękowania i informacja prasowa.

Do mediów, które nie pojawiły się na wydarzeniu, wyślij notkę prasową, a do pozostałych wystosuj podziękowanie za przybycie. Podobne podziękowania powinni otrzymać wszyscy ważni goście oraz prelegenci i wolontariusze. Nie zapominaj o ich tytanicznej pracy. Dobrze jest podziękować wszystkim na forum publicznym, ale dodatkowo podaruj wolontariuszom eleganckie podziękowania i profesjonalne referencje.

To tylko kilka porad dotyczących organizacji wydarzenia. Pamiętając o dobrym planowaniu, pracą zespołową i motywacją, z pewnością zorganizujesz event, którego nie sposób będzie zapomnieć.