E-EVENT. CZY TO NASZA PRZYSZŁOŚĆ?

Wprowadzone obostrzenia dotyczące zasłaniania nosa i ust w miejscach publicznych, takich jak sklepy, kościoły, galerie handlowe czy szkoły, nie znikają. Wciąż musimy zachowywać bezpieczną odległość, utrzymywać dystans. Odwiedzając sklepy lub punkty gastronomiczne powinniśmy dezynfekować ręce. Cała ta sytuacja odbija się również na branży eventowej i szkoleniowej. Rozwiązaniem problemów wynikających z konieczności utrzymania społecznego dystansu jest organizacja wirtualnych wydarzeń.

Z badania przeprowadzonego przez organizację zrzeszającą organizatorów, przedstawicieli miejsc eventowych oraz podwykonawców eventów SBE wynika, że tylko w marcu i kwietniu z powodu epidemii koronawirusa odwołano ponad 97 procent zaplanowanych wydarzeń. Taka sytuacja postawiła branżę w bardzo trudnej sytuacji, zmuszając firmy działające w tym sektorze do redukcji kosztów, a zleceniodawców do dużej niepewności w związku z zaplanowanymi eventami. Ministerstwo Rozwoju i Ministerstwo Zdrowia we współpracy z GIS na bieżąco prowadzą konsultacje dotyczące wytycznych dla branży eventowej. Ograniczenia mogą znacznie utrudnić organizację imprez w formie jeszcze sprzed pandemii. O ile w teorii zachowanie odstępu 2 metrów od siebie, dezynfekcja rąk, zasłanianie ust i nosa jest odpowiedzialnym zachowaniem, w praktyce takie środki ostrożności będą niekiedy znacznie utrudnione lub wręcz niemożliwe, chociażby ze względu na wielkość sali, w jakiej może się odbywać szkolenie lub konferencja. Pod znakiem zapytania stoi także opłacalność tego rodzaju wydarzeń.

Najlepszym rozwiązaniem, które będzie wykorzystywane przez organizatorów szkoleń, wydarzeń, konferencji są eventy online. W czasie trwającego stanu epidemii z takiej możliwości skorzystało już wiele firm, ale również szkół i uczelni, które organizowały lekcje online, zajęcia lub zdalne obrony prac dyplomowych. Światowa firma Microsoft zrezygnowała z organizacji spotkań i prezentacji stacjonarnych aż do lipca 2021 roku.

E-eventy organizowane na wiosnę pokazały silną potrzebę rynku na taką formę eventu. Przykładem doskonale zorganizowanego wydarzenia jest Koncert dla bohaterów, zorganizowany przez stację TVN i Fundację TVN „Nie jesteś sam”. Kwietniowy event był podziękowaniem za heroiczną pracę lekarzy, pielęgniarek, ratowników, sanitariuszy oraz innych pracowników służby zdrowia, którzy dbali o nasze zdrowie i życie w tych trudnych miesiącach. W koncercie wzięło udział 35 artystów. Każdy z nich zaprezentował utwór z własnego repertuaru lub cover. Występy na żywo realizowano za pomocą wideokonferencji. Podczas transmisji łączono się z przedstawicielami służby medycznej, którzy opowiadali o podejmowanych działaniach na rzecz powstrzymania epidemii koronawirusa. Podczas wydarzenia zebrano środki na wsparcie walki z epidemią.

Koncerty muzyczne to nie jedyne wydarzenia organizowane online. Na początku pandemii można było, bez wychodzenia z domu zwiedzać wybrane muzea, Luwr, Kaplicę Sykstyńską, The British Museum, brać udział w spektaklach teatralnych. Na ekranie swojego smartfona, telewizora lub komputera każdy mógł oglądać ponad 130 tysięcy dzieł z kolekcji Muzeum Narodowego w Krakowie, wśród nich dzieła Leonarda da Vinci, Matejki, Rembrandta. Wirtualne sceny oferowały także Teatr Żydowski i Teatr Nowy w Warszawie.

Jak podkreślają eksperci, wirtualne eventy mają swoje zalety. Dają możliwość dotarcia do większej liczby zainteresowanych uczestników. Wiele osób, które nigdy wcześniej nie były zainteresowane wzięciem udziału w danym wydarzeniu: koncercie, konferencji, spektaklu, prezentacji, na przykład gry lub produktu, teraz bez problemu będzie mogło na takie wydarzenie „wybrać się” wirtualnie. Bez podróżowania, wydawania pieniędzy na bilety, hotele, jedzenie. Kolejną zaletą e-eventów jest możliwość ich nagrywania i odtwarzania takiej transmisji w dowolnym momencie. Bez względu na strefę czasową. Jeśli zatem nie możesz być na spotkaniu firmowym, które odbywa się online, zapewne nagranie z takiej transmisji trafi na twój twardy dysk.

Możliwość nagrywania transmisji e-eventów daje również pole manewru marketerom. To właśnie m.in. dystrybucja kontentu po wydarzeniu, utrzymywanie relacji z uczestnikami po evencie i przetwarzanie danych, które pozostawili sami uczestnicy wpływa pozytywnie na markę, która organizowała event.

Największym zagrożeniem i wyzwaniem jest paradoksalnie technologia. Jakość dźwięku płynącego z komputerowych głośników oraz dostarczanego przez platformy do wideokonferencji obrazu jest niska, a interfejsy użytkownika są niezgrabne i przestarzałe.

Obecny kryzys wpłynął na nasze codziennie funkcjonowanie. Na sposób, w jaki robimy zakupy, pracujemy, spędzamy wolny czas, uprawiamy sport. Zmienia się nasze postrzeganie rzeczywistości, bezpieczeństwa i biznesu. Niezależnie od tego, czy organizujemy konferencję, spotkanie liderów z inwestorami, premierę nowego produktu czy prezentację naszych produktów i usług na targach, jedno jest pewne – te wydarzenia nie będą wyglądały tak jak w przeszłości.