DIGITALIZACJA W BIZNESIE

Na czym polega digitalizacja?

Digitalizacja często używana jest zamiennie z terminem cyfryzacja, chociaż w praktyce te dwa zagadnienia różnią się od siebie. W obu przypadkach mamy do czynienia z nowoczesnymi technologiami i przepływem danych za pomocą nośników elektronicznych, jednak w przypadku cyfryzacji chodzi o możliwość wieloaspektowego przesyłania informacji, łączenia się drogą cyfrową, budowania cyfrowej infrastruktury, dzięki której dotychczasowe czynności wykonywane analogowo, mogą być szybciej, płynniej i w uproszczone formie relizowane za pomocą internetu.

Digitalizacja to węższe pojęcie, które skupia się na zamianie metod i narzędzi na elektroniczne oraz internetowe. Cyfryzacja może przebiegać w przedsiębiorstwie, szkole mieście czy całym państwie, efektem cyfryzacji są m.in. e-recepty, możliwość rozliczania deklaracji podatkowych online czy rejestracja działalności gospodarczej, a także bankowość elektroniczna i wiele innych. W swojej firmie, nie koniecznie potrzebujesz zaawansowanej cyfryzacji, natomiast przejście z narzędzi i systemów analogowych na elektroniczne, z pewnością ułatwi przeprowadzanie wielu procesów w firme, jak np. podpisywanie umów, archiwizacja, marketing, a w dłuższym rozrachunku okaże się także oszczędnym i ekologicznym rozwiązaniem.

Co zyskujemy dzięki digitalizacji?

Ułatwiony dostęp do danych: bez względu na to, gdzie się znajduje pracownik, ma możliwość dostępu do dysku i korzystanie z potrzebnych plików bez konieczności angażowania innych osób, strat czasowych i kosztowych (np. na transport).
Kontrola dostępu: pozwala udostępniać uprawnienia do określonych obszarów bazy danych dla poszczególnych pracowników, a także rejestrować czas i rodzaj wszelkich zmian oraz przeprowadzonych procesów (otwierania plików, udostępnianie, zapisywanie zmian, komentarzy, usuwanie itd.)
Niższe koszty archiwizacji i administracji: mniejsza ilość wydruków, kserowania, wydatków na akcesoria i przestrzeń biurową ( segregatory, regały, magazyny)
Efektywne i oszczędne działania marketingowe: marketing internetowy, który ma na celu zwiększenie zasięgu marki, przyciąganie ludzi do firmy oraz do jej produktów lub usług.
Szerokie, zautomatyzowane i innowacyjne formy kontaktu z klientami.

Od czego zacząć?

Jeżeli zależy ci na ograniczeniu zużycia papieru, tuszów do drukarek i samych urządzeń, na pierwszym miejscu skup się na wprowadzeniu archiwizacji cyfrowej dokumentów. Zleć firmie informatycznej opracowanie najlepszego dla twoich potrzeb systemu zarządzania elektronicznymi plikami. Będziesz musiał przeprowadzić wielkie skanowanie i systematyzację dotychczasowych dokumentów, ksiąg, raportów. Przeprowadź szkolenie informacyjne wśród pracowników i pozwól ludziom oswoić się z nowym systemem. W drugim etapie zacznij planować eliminację analogowych procesów dotyczących nie tylko organizacji dokumentów, ale także przebiegu transakcji, pozyskiwania klientów, podpisywania umów i zarządzania projektami.

Po przeorganizowaniu firmy od wewnątrz, zastnaów się, w jaki sposób możesz udoskonalić digitalizację procesów na linii firma-klient. W tym celu, należy zdefiniować potrzeby klienta, jego mechanizmy decyzyjne i narzędzia, których używa, a także obszary w marketingu i obsłudze klienta prosperujące do automatyzacji. Im bardziej, jako przedsiębiorca będziesz angażował się w pełne wykorzystanie technologii w swoim biznesie, tym więcej obszarów do reformacji będziesz odkrywał. Warto pomyśleć o nowej współpracy, z liderem projektu digitalizacji lub menedżerem zespołu IT, który nie tylko będzie potrafił zbudować dobry zespół do pracy, koordynować projekt, priorytetyzować poszczególne cele, ale przede wszystkim będzie potrafił połączyć świat IT ze światem biznesu i marketingu. Współpraca i zrozumienie w tych dwóch obszarach pozwoli na najskuteczniejsze opracowanie formy i zakresu digitalizacji w firmie, szkoleń dla pracowników, prognoz na przyszłość.