Zarządzanie firmą w czasach przemian

W naszym regionie wciąż drzemie niewykorzystany potencjał. Wiele organizacji, instytucji, a także władze województwa lubelskiego wspierają rozwój biznesu. Skupienie uwagi na Polsce Wschodniej i inwestowanie w jej rozwój wynika z dążenia do wyrównania konkurencyjności różnych regionów Polski – nasz ciągle jeszcze musi doganiać pozostałe w wielu aspektach. W związku z tym na Lubelszczyźnie wdrażane są programy dofinansowujące zakładanie przedsiębiorstw, oferujące dotacje na rozwój startupów i wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań. Inwestuje się w infrastrukturę i rozwój eksportu. Co istotne, stawia się nie tylko na rozwój samego Lublina, ale także powiaty i gminy objęte są wsparciem. Pomoc kierowana jest do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw, w celu zwiększania ich konkurencyjności. Czy te działania są wystarczające?

Przedsiębiorcy mogą ubiegać się o środki na rozwój firmy, innowacje, podnoszenie kompetencji. Aby otrzymać wsparcie, należy spełnić określone kryteria, czasem konieczny jest wkład własny. Ponieważ wypełnienie wniosków bywa skomplikowane, formalności bywają czasochłonne i przedsiębiorcy nie mają gwarancji pozytywnego rozpatrzenia wniosku, nie zawsze decydują się na to, aby ubiegać się o dofinansowanie. Priorytetem jest funkcjonowanie firmy na najwyższym poziomie, zapewnienie jej opłacalności, zagwarantowanie przetrwania. Realną pomocą, szczególnie dla przedsiębiorców w biedniejszych regionach, byłoby obniżenie podatków i składek, o co od lat walczą organizacje zrzeszające przedsiębiorców.

Skuteczne zarządzanie własnym biznesem to dbałość o jakość oferowanych produktów czy usług. Przedsiębiorca musi być także ekspertem w wielu dziedzinach; posiadać wiedzę z zakresu księgowości, podatków; rozumieć i stosować mechanizmy marketingu; znać zasady zdrowej konkurencji. Tu z pomocą przychodzą różnorodne organizacje, oferujące konsultacje i szkolenia, nie zawsze jednak są one bezpłatne. Szeroki zakres informacji i porad przedsiębiorcy mogą znaleźć również na skierowanych do nich portalach internetowych.

Zminimalizowanie formalności niezbędnych do założenia własnej działalności oraz wspomniane formy wsparcia sprawiają, że na rynku pojawia się wiele nowych przedsiębiorstw. Jednak utrzymanie się na rynku i zarządzanie firmą tak, aby przynosiła zadowalający dochód, to już ogromne wyzwanie. Jak to zrobić? Jak wyróżnić się spośród wielu nowych firm? Trzeba zadbać o każdy szczegół własnego biznesu, dążyć do najwyższej jakości we wszystkich sferach, unikać bylejakości. Warto poznać i stosować się do zasad etykiety biznesu. To podstawa w funkcjonowaniu biznesu, a jednocześnie gwarancja uczciwości i szacunku w kontaktach.

Innym istotnym aspektem niezbędnym we właściwym zarządzaniu firmą jest stałe dostosowywanie się do zmian zachodzących w otaczającej nas rzeczywistości. Świat nieustannie się zmienia, a biznes musi dotrzymywać mu kroku. Jednak obecna sytuacja wprowadziła tak ogromne zmiany i postawiła firmy przed tak trudnymi wyzwaniami, jakich nikt nie był w stanie przewidzieć.

Czas koronawirusa i izolacji spowodował, że działalność przedsiębiorstw została przeorganizowana, ograniczona, a nawet wstrzymana. W tych branżach, w których było to możliwe wprowadzono pracę zdalną. Komunikacja z dotychczasowymi klientami i zdobywanie nowych odbywa się online. Korzystanie z nowoczesnych form komunikacji, takich jak telekonferencje, wideokonferencje stało się standardem, który nie tylko jest bezpieczny i wygodny, ale przynosi oszczędność czasu i pieniędzy. Właściciele firm dostrzegają w obecnej sytuacji nie tylko negatywne, ale i pozytywne skutki. Okazuje się, że pozyskiwanie i utrzymywanie klienta dzięki dostępnym nowoczesnym mediom może być znacznie tańsze i nie wymaga tak dużej liczby pracowników. Czy należy obawiać się, że w efekcie część etatów okaże się zbędna? Nie można wykluczyć takiego scenariusza, ale trzeba pamiętać, że wymagania klientów, ich potrzeby biznesowe są różne. Obecne czasy pokazały, że komunikacja biznesowa online jest możliwa, ale w jakim stopniu efektywna? Są sytuacje, w których nic nie zastąpi rozmowy face to face, dlatego należy racjonalnie wyważyć formy komunikacji.

Kontakty biznesowe na odległość będą efektywne, jeśli odpowiednio o nie zadbamy, przygotujemy się. Warto podtrzymywać je w oczekiwaniu na powrót do normalności. Zgodnie z etykietą pożądane są teraz rozmowy telefoniczne lub e-maile wyrażające zainteresowanie tym, jak z daną sytuacją radzą sobie pracownicy, współpracownicy, a także klienci. To, czego teraz się oczekuje, to empatia, budowanie poczucia bezpieczeństwa i zaufania, a nie przytłaczanie swoją reklamą, ofertami.

Dobrym pomysłem dla przedsiębiorców może być odświeżenie zasad etykiety biznesowej. O ile punktualność, dress code, mowa ciała czy hierarchia w biznesie są bardzo istotne przy kontaktach osobistych, o tyle obecnie dobrze byłoby dopracować komunikację zdalną. Przy organizacji spotkań online, telekonferencji należy zastosować określone zasady. Aby były efektywne, powinny odbywać się w odpowiednim otoczeniu. Należy zadbać o część techniczną: obraz, dostęp do Internetu, dźwięk czy odpowiednie ułożenie kamery. Istotna jest także jakość dokumentów, pism, wiadomości wychodzących z firmy. Warto przyjrzeć się służbowej korespondencji mailowej, przypomnieć sobie najważniejsze zasady biznesowego savoir-vivre, aby nie popełnić błędu.

Już sama forma wyrazu e-mail bywa kłopotliwa i zdarza się, że zapisywana jest błędnie. Jedynie w języku potocznym dopuszcza się formę mail oraz spolszczoną mejl. Jednak w pismach oficjalnych powinno się stosować formę e-mail. Nie każdy pamięta, że niestosowne jest rozpoczynanie wiadomości słowem Witaj. Najlepiej zacząć od form: Szanowny Panie/ Szanowna Pani/ Panie Prezesie/ Pani Redaktor/ Szanowna Pani Dyrektor, zwłaszcza jeśli jest to pierwsza wiadomość. Kolejne listy można rozpocząć słowami: Dzień dobry (nawet jeśli piszemy wieczorem) lub jeśli już znamy osobę, z którą korespondujemy e-mailowo: Pani Anno/ Panie Janie/ Dzień dobry, Pani Doroto. Natomiast gdy list skierowany jest do większej liczby odbiorców, należy unikać skróconych zwrotów Drodzy czy Szanowni. Dopuszczalne są jedynie formy Drogie Koleżanki, Drodzy Koledzy czy Szanowni Państwo.

Powszechnie stosowane zakończenie wiadomości wyrazem pozdrawiam jest nieodpowiednie, zwłaszcza, gdy jest to list do osoby o wyższym statusie lub do nieznanego adresata. Wystarczy jednak dodać inne słowo, żeby zwrot stał się grzeczniejszy, np. Łączę pozdrowienia albo Pozdrawiam serdecznie czy Łączę serdeczne pozdrowienia. Jeśli jednak nadawcy zależy na oficjalnym tonie i dużej uprzejmości warto zakończyć list zwrotem Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku. Po formule pożegnalnej przecinek jest zbędny, linijkę niżej należy umieścić podpis, także bez kropki.

Przed wysłaniem e-maila warto sprawdzić, czy adres osoby, do której wiadomość ma być wysłana, jest poprawny. Szczególnie jeśli dotyczy to informacji poufnych. Pośpiech nigdy nie jest dobrym doradcą, a autokorekta dodatkowo może podstawić zupełnie inny adres już po kilku wpisanych literach. Przeczytanie treści wiadomości raz jeszcze pozwoli uniknąć pomyłek i literówek.

O sukcesie firmy decyduje nie tylko ilość partnerów biznesowych, ale także dobry z nimi kontakt. Ostatnio bardzo aktualne jest stwierdzenie, że kluczem do sukcesu jest współpraca na odległość. Dlatego dbając o jakość komunikacji z partnerem, klientem, pracownikami, przedsiębiorca jest na dobrej drodze do sukcesu.