JAK SKUTECZNIE (WSPÓŁ)PRACOWAĆ ZDALNIE?

Wśród rozmaitych rozwiązań związanych ze skutkami pandemii znalazła się praca zdalna. Niektórzy pracownicy zostali w tej sytuacji wrzuceni na głęboka wodę, ponieważ nie posiadają doświadczenia pracy z domu, która często wymaga organizacji, dużej samodyscypliny i znajomości technik oraz narzędzi usprawniających skuteczne wykonywanie swoich obowiązków. Jest to jeszcze trudniejsze dla tych, którzy jednocześnie mają pod opieką dzieci.

Niezależnie od tego, czy debiutujesz w pracy zdalnej, i usilnie próbujesz być produktywny z kanapy, tak samo jak z biura, czy może, jako menedżer szukasz sposobów na okazanie wsparcia i utrzymanie zaangażowania w swoim zespole, pamiętaj o kilku ważnych aspektach, które pomogą ci z satysfakcją realizować wyznaczone cele zawodowe i obowiązki na odległość.

 

1. Komunikacja i współpraca. Chociaż pracujesz zdalnie, nie jesteś sam. Współpracownicy, przełożeni i zespołu nadal kontaktują się i odgrywają wspólne procesy, tylko w tej sytuacji trzeba korzystać z konkretnych narzędzi. W tym numerze pisaliśmy już o aplikacjach i programach usprawniających pracę w zespole na odległość. Zaprzyjaźnij się z Asaną, Trello, Zoomem czy Google Documents. Wykorzystaj techniczne możliwości, aby zarządzać projektami, organizować spotkania zespołów, prezentacje czy rozmowy z klientami.

 

2. Zadbaj o kompetencje techniczne swoje i/lub pracowników, do poruszania się po nowych technologiach i maksymalnego wykorzystania narzędzi, od których zależy płynność procesów w firmie. Niezależnie od tego, czy twoja rzeczywista rola jest mocno związana z technologią i multimediami, czy też nie, jako pracownik zdalny będziesz korzystać z niej przez cały dzień. Odśwież podstawowe umiejętności i udowodnij, że możesz zmodernizować aktualności na stronie WordPress bez pomocy, przekonwertować pliki, zrobić prezentację, operować właściwą terminologią wyjaśniając problem techniczny przez telefon itd. Musisz być w stanie przejść od zwykłego pakietu Microsoft Office i pokazać, że potrafisz poruszać się między platformami oraz szybko się uczyć.

Jako lider zorganizuj swojemu zespołowi warsztaty online lub zaproponuj krótkie kursy z naciskiem na najbardziej potrzebne narzędzia.

 

3. Niezbędne umiejętności miękkie: zdolność do koncentracji, samodyscyplina, zarządzanie czasem, podczas samodzielnej pracy.

Najtrudniejszym zadaniem dla osoby rozpoczynającej pracę zdalną jest ograniczenie wszelkiego rodzaju rozpraszaczy, takich jak. rozmowy innych domowników, odbieranie telefonu, domofonu, przyjmowanie kuriera, chęć wykonywania obowiązków domowych, które mogą ciągnąć się zbyt długo itd.

Bardzo ważne jest stworzenie planu dnia roboczego i wzięcie odpowiedzialności za wykonywanie różnych zadań, bez konieczności nieustannego przypominania i kontrolowania z zewnątrz. Popraw swoje umiejętności decyzyjne i zarządzania czasem. Jako szef, postaraj się zorganizować swoim podwładnym i zespołom szkolenia motywacyjne i prezentacje dotyczące metod, planowania, narzędzi, aby zwiększyć efektywność pracy zdalnej.

 

4. Większa decyzyjność i pozwolenie na przejmowanie inicjatywy u pracownika zdalnego. Kiedy będąc w biurze napotykasz na problem, oczywistym rozwiązaniem jest zapytanie kolegi obok lub nawet prośba o konsultację pracownika innego działu. Zdalnie ten proces zostaje mocno ograniczony. Uzyskanie odpowiedzi na złożone problemy może potrwać, a drobniejsze kwestie nie będą warte zabierania czyjegoś czasu. Musisz być proaktywny w swojej roli i starać się samemu rozwiązywać problemy, zanim poprosisz o pomoc.

 

5. Wyrozumiałość i elastyczność. Wyobraź sobie taki scenariusz: dzieci próbują odrabiać lekcje i bawić się w salonie, żona prowadzi telekonferencję w sypialni, a ty próbujesz popracować, gdzieś między kuchnią, a balkonem… Bez dobrej organizacji, spokojna i skuteczna praca, wydaje się być niemożliwa do wykonania w takich warunkach. Niestety to autentyczne okoliczności, z jakimi przez ostatnie tygodnie zmaga się spory procent polskiego społeczeństwa. Jako szef, bądź tego świadomy i okaż wyrozumiałość swojemu zespołowi. Jako pracownik doceń magię elastyczności. Ustal priorytety do wykonania w pracy na dany dzień oraz tygodniowe deadliny. Skonfiguruj kalendarz z obowiązkami domowymi czy pracą partnera. Poinformuj szefa o widełkach czasowych, w których jesteś bezwzględnie dostępny i odwrotnie.