WIOSENNE PORZĄDKI W BIZNESIE

Wiosna już puka do drzwi, a po zimowym letargu to najlepszy moment na zaktualizowanie działania swojej firmy, wkroczenie w nowy sezon pełnym pomysłów i energii do działania. Warto z tej okazji zastanowić się, co w prosty i niedrogi sposób można ulepszyć lub zmienić. Proponujemy zająć się porządkowaniem swojej działalności na wielu poziomach, a w dalszej części artykułu dowiedz się, w jaki sposób i dlaczego warto zrobić to właśnie teraz.

 

GENERALNE PORZĄDKI I REORGANIZACJA

Jak się domyślasz, nie chodzi tylko o doprowadzenie do ładu biurka lub poukładanie dokumentów, ale naprawienie, wyczyszczenie lub zmianę narzędzi i metod działania. Głównym więc celem generalnych porządków w biznesie jest sprawdzenie, które obszary wymagają większego nakładu pracy i wsparcia, co można wstrzymać lub należy z ewoluować oraz głębsze poznanie swojego biznesu w każdej jego strukturze.

Pierwszym etapem firmowych porządków powinna być archiwizacja dokumentów i ich skatalogowanie, wyrzucenie niepotrzebnych paragonów, nagromadzonych ulotek, wymiana zepsutych organizerów, mebli i sprzętów oraz uzupełnienie artykułów biurowych, jak tusze, papier ksero, koperty, długopisy czy gadżety firmowe. Warto zainwestować w odświeżenie miejsca pracy, co pobudza kreatywność i wzmaga chęci do pracy w przyjaznym otoczeniu. Pomaluj ściany, powieś obraz, ustaw kwiaty, które dobrze oczyszczają powietrze i nadają chłodnym przestrzeniom biurowym odrobiny życia, radości i koloru. Kolejnym krokiem jest doprowadzenie do ładu podstawowego narzędzia pracy biznesmena, czyli komputera i innych urządzeń mobilnych. Usuń zbędne pliki, a istotne zarchiwizuj. Zaplanuj, w jaki sposób będziesz katalogować swoje bieżące dokumenty. Zsynchronizuj swój tablet i telefon z systemem komunikacji, jaki stosujesz np. Jira, Workspace, Dropbox itp.

Kiedy uporządkowana jest przestrzeń i narzędzia pracy można przejść od kolejnego, dużego etapu firmowego sprzątania. Skup się na metodach działania, jak praca w grupie, przepływ informacji, proces produkcji, zamówień, reklamacji, logistyka itp. Każdy dział, jaki funkcjonuje w ramach twojej firmy, powinien przejść „przegląd”. Dobrym sposobem jest zorganizowanie spotkania ze swoimi pracownikami, wysłuchanie ich potrzeb i problemów oraz pomysłów związanych z usprawnieniem podlegającym im procesom pracy. Wystosowanie ankiet do pracowników również może przynieś ci ważne informacje o jakości działania twojej firmy.

Trzeci obszar, który wymaga uwagi to prezentacja firmy na zewnątrz. Zastanów się, czy w kolportażu nie znajdują się nieaktualne materiały reklamowe, jak ulotki dotyczące minionych targów, plakaty promocyjne, przedawnione vouchery itp. Zaktualizuj swoją stronę internetową, warto usunąć spowalniające ją stare posty, ankiety, banery. Sprawdzić, czy dane kontaktowe są widoczne łatwo dostępne i prawidłowe. Możesz dodać kilka nowych prezentacyjnych zdjęć do galerii, zadbać o przejrzystość i nowoczesność strony. Na swoich kanałach social media zmień zdjęcie w tle informujące o najnowszej kampanii czy ofercie. Usuń przedawnione konkursy i posty. Zastanów się, czy wystarczająco dużo uwagi poświęcasz na interakcje z klientami, w jaki sposób możesz usprawnić swój medialny wizerunek. Może warto korzystać z pomocy agencji reklamowej lub zatrudnić social media managera, który zadba o najlepszy standard twoich firmowych profili w mediach społecznościowych, dając tym samym tobie więcej czasu na opiekowanie się biznesem i jego rozwój.

OPTYMALIZACJA PRACY

Wiosenne porządki w twoim biznesie nie muszą się wiązać z radykalną zmianą lub zaczynaniem od zera z ekscytującymi inicjatywami. Małe zmiany mogą przynieść korzyści, które zaprocentują po dłuższym czasie np. dzięki obniżeniu kosztów lub uzyskaniu dodatkowych korzyści w atrakcyjnej cenie. Różnicę zauważysz dopiero pod koniec kwartału czy całego roku. Przykładem może być zmiana usługi magazynowej, kurierskiej czy wewnętrznego programu do koordynowania projektów. Efekty można ocenić dopiero po dłuższym czasie użytkowania nowego systemu. Spotkanie zespołu pomoże zidentyfikować procesy, które możesz zoptymalizować. Ewaluacja firmy jest często bagatelizowana szczególnie przez małe przedsiębiorstwa i mikro-firmy. Jednak nawet prowadząc jednoosobową działalność, warto sprawdzać zasadność korzystania z dotychczasowych narzędzi czy usług. Zmieniają się oferty i ceny oraz nasze własne potrzeby. Taki przegląd i aktualizacja procesów w firmie bezpośrednio wpływa na ich produktywność oraz regularną kontrolę kosztów.

TECHNOLOGIA TO NIE TYLKO KOMPUTER, INTERNET I DRUKARKA

Decydując się na maksymalną digitalizację, nie tylko wprowadzasz nowy obszar w polityce firmy, biorąc odpowiedzialność za produkcje papieru i ekologię, ale także ułatwiasz pracownikom, i być może klientom, prace oraz korzystanie z usług firmy. Najnowsza technologia pozwala firmom działać niemalże całkowicie bez użycia papieru, dobrze jest więc skorzystać z możliwości uporządkowania swojego systemu archiwizacji, komunikacji, zarządzania procesami w firmie oraz usprawnić kontakt klientów z firmą, zamawianie usług i produktów, składanie reklamacji. Nie wszystko można w szybki sposób zdigitliować, jednak nawet wewnętrzna archiwizacja dokumentów i przejście na elektroniczne faktury pozwala zwolnic przestrzeń w biurze, oszczędza czas i pieniądze. Ponadto posiadanie kopii cyfrowych fizycznych dokumentów zmniejsza ryzyko utraty ważnych informacji, które mogą być potrzebne w przyszłości.

ZAKTUALIZUJ BIZNESPLAN I NAJWAŻNIEJSZE CELE

Firmy, które rosną dzięki rozwojowi i ulepszeniom, nie zginą. Ale kiedy firma przestaje być twórcza, kiedy uważa, że osiągnęła doskonałość i teraz musi tylko produkować – już po niej.  - Henry Ford

Każda firma powinna mieć formalny pisemny plan biznesowy, który pomoże w podejmowaniu decyzji i planowaniu strategicznym. Wiosna to czas na szybkie sprawdzenie i rozważenie aktualizacji odzwierciedlających bieżące potrzeby i cele biznesowe. Być może twoje oczekiwania są inne niż przed rokiem, a może w firmie zaszły duże zmiany. To jednocześnie właściwy moment na ocenę dotychczasowych celów oraz wyznaczenie kolejnych.