PLUSY I MINUSY OTWARTEJ PRZESTRZENI BIUROWEJ
Modny, otwarty układ biurowy nie jest dla wszystkich. Zanim zreorganizujesz swoje biuro w otwartą, bardziej społeczną przestrzeń, rozważ zalety i wady takiego rozwiązania, bo warunki pracy twojego zespołu wpływają na efekty! Komfort redukuje stres i sprawia, że ludzie są odprężeni, entuzjastycznie nastawieni do działania, co ma pozytywny wpływ na produktywność. Tworząc komfortowe środowisko pracy, nawet trudne zadnia będzie o wiele łatwiej zrealizować.
W tak zwanym środowisku open-office stacje robocze pracowników znajdują się razem, a nie w pojedynczych boksach lub prywatnych gabinetach. Ma to swoje ewidentne zalety, jak i wady.
Lepsza komunikacja między pracownikami
Kiedy w biurze brakuje fizycznych barier, pracownicy częściej komunikują się ze sobą i pracują jako zespół, a zderzenia kulturowo - poglądowe sprzyjają kreatywności, wsparciu i tworzeniu poczucia wspólnoty. Z tym założeniem nie zgadza się jedna z aktywnych uczestniczek popularnego serwisu quora.com. Linda J. Laubenheimer mówi na podstawie wieloletniego doświadczenia, że 'Współpraca to farsa - wszyscy używają słuchawek tylko po to, by móc usłyszeć własne myśli. Ludzie i tak używają komunikatorów do komunikowania się. Nigdy nie miałem problemu "współpracować" w boksie'. Kontynuując wątek, dodaje:
'W rzeczywistości, kiedy pracowałam w osobnym biurze, spotkania odbywały się zaimprowizowane na korytarzach, a ludzie niezaangażowani po prostu zamykali swoje drzwi. Co więcej, w biurach ludzie muszą wyjść z krzesła, aby porozmawiać z ludźmi twarzą w twarz, zamiast po prostu przekrzykiwać pokój'.
Oszczędność
Otwarte biura są bardziej opłacalne niż tradycyjne kabiny lub prywatne biura. Nie musisz kupować dużych pojedynczych biurek i ścianek działowych. Jak podaje business.linkedin.com, otwarte plany zmniejszają zapotrzebowanie na powierzchnię podłogi. Szacunki są różne, ale przewaga wynosi od 3 do 1, a może nawet od 5 do 1.
Innymi słowy, ten sam wynajęty obszar, który pomieściłby pięciu pracowników w prywatnych biurach, może pomieścić od 15 do 25 pracowników na otwartym planie.
Równość i brak barier
Otwarty układ eliminuje bariery między pracownikami i przełożonymi. Kiedy nie ma żadnych biur dla menedżerów, przestają być niedostępni. Bez fizycznych barier nawet założyciel firmy może pracować na tym samym poziomie, co jej nowi pracownicy, bez odczuwania dyskomfortu. Ponieważ każdy czuje się częścią zespołu, następuje wzrost innowacyjności pracowników i komunikacji między działami. Może okazać się sukcesem w dobrze dobranych środowisku lub zespole pracujący nad tym samym projektem. W opozycji stają badania psychologiczne, które wykazują, że otwarte biura utrudniają osobom starszym utrzymanie stanowiska, ponieważ z wiekiem pracownicy ci muszą radzić sobie z różnymi problemami np. kardiologicznymi czy trawiennymi. Chcą czuć się swobodnie w pracy, ale mają też mniejszą tolerancję na hałas i większą potrzebę prywatności. Kiedy otoczenie ich przerasta, mimo wyśmienitych kwalifikacji i doświadczenia, odchodzą.
Rozproszenia
Jedną z największych wad otwartego biura jest ilość rozpraszaczy. Niekończący się szum w tle, rozmowy telefoniczne i osobiste, tzw. szum wizualny, który powoduje ruch poza peryferyjnym zasięgiem wzroku, odgłosy urządzeń, pisania na klawiaturze, ekspresu do kawy, a nawet nawyki współpracowników mogą odciągać uwagę od zadania, utrudniać koncentrację i przedłużać wykonywanie nawet najprostszej czynności (odpisywanie na maila, szukanie właściwych słów do artykułu, przegląd kodeksu itp.). Oddzielone ściankami boksy nie zapewniają wolnego od zakłóceń środowiska pracy, ale zapewniają fizyczne i wizualne poczucie prywatności, które może ułatwić koncentrację.
Choroby i stres
Bez szaf i ścian pracownik walczący z przeziębieniem jest bardziej skłonny do rozprzestrzeniania go na otaczające osoby. Ze względu na brak prywatności przestrzenie otwarte mogą być bardziej stresujące dla pracowników, którzy znajdują się na różnych etapach w swoim życiu (np. trudne przejścia w życiu prywatnym, jak choroba, starszy wiek, duża ilość nowych obowiązków w pracy związana z awansem, ciąża lub okres karmienia piersią itp.).
Wszystkie przytoczone zjawiska sprowadzają się do większej lub mniejszej potrzeby prywatności. Jej całkowity brak w pracy, gdzie spędzamy większość swojego dnia, może wpływać destrukcyjnie na daną osobę. Warto też zauważyć, że sukces lub porażka jakiejkolwiek przestrzeni pracy ma wiele wspólnego z jej użytkownikami. Niektórzy ludzie lepiej pracują na otwartych przestrzeniach, w bliskim sąsiedztwie współpracowników, podczas gdy inni preferują odizolowany pokój. Komfort pracy wpływa bezpośrednio na produktywność pracownika i jego satysfakcję, dlatego ostatecznie najlepiej pozwolić ludziom wybrać odpowiednie miejsce dla siebie. W tym celu zaprojektowanie przestrzeni biurowej w firmie powinno być dobrze przemyślane, a efekt odzwierciedlać różne potrzeby i etapy procesu pracy, a także wrażliwość na sytuacje osobiste pracowników. Ta sama osoba, która na co dzień woli wykonywać swoje zadania w cichym i odizolowanym miejscu, będzie lepiej funkcjonować we wspólnej przestrzeni podczas dużego projektu całego zespołu, gdzie tylko niewielki procent pracy wymaga jej indywidualnego wkładu. I odwrotnie, osoby o ekstrawertycznym usposobieniu, którym nie przeszkadza hałas i rozmowy na drugim końcu sali, będą bardziej efektywne i zadowolone wykonując swoje obowiązki na otwartym piętrze, sąsiadując biurkiem z kolegami z pracy. Złotym środkiem jest możliwość migrowania pracowników w firmie według potrzeb. Najlepszą metodą na optymalne dopasowanie przestrzeni firmy do pracowników jest ich dobre poznanie (np. ankieta), konsultacja z architektami obiektów użytkowych i przemysłowych oraz porada z zakresu psychologii biznesu. Dla każdego zespołu i firmy, w zależności od jej specyfiki należy dopasować indywidualny plan przestrzeni. Nie warto tego bagatelizować, ponieważ warunki pracy, w tym otoczenie, przekłada się bezpośrednio na jakość wykonywanej pracy oraz zadowolenie pracowników z firmy. Nie jest tajemnicą, że dobrze przemyślana przestrzeń biurowa w efekcie może mieć duży wpływ na wyniki finansowe firmy.