OUTSOURCING ROŚNIE W SIŁĘ-JAK WYKORZYSTAĆ GO WE WŁASNEJ FIRMIE?
„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.” Stwierdził Henry Ford już w 1923 roku i można powiedzieć, że była to pierwsza znana nam definicja outsourcingu. Samo pojęcie „outsourcing” pojawiło się jako strategia biznesowa 50 lat później, kiedy brytyjski przemysł motoryzacyjny kupował przygotowywane w Niemczech projekty. Obecnie, po blisko 100 latach od przemyśleń Forda, świat biznesu nie wyobraża sobie funkcjonowania bez tej metody.
Czym jest outsourcing?
Outsourcing, czyli w dosłownym tłumaczeniu z j. angielskiego – wykorzystywanie zasobów zewnętrznych (outside-resource-using), jest pewnego rodzaju strategią biznesową. Polega na zatrudnieniu osoby lub firmy spoza naszego przedsiębiorstwa celu prowadzenia krótko, lub długo terminowych działań biznesowych. Dzięki boomowi technologicznemu outsourcing stał się narzędziem dostępnym dla każdego i w wielu przypadkach odbywa się on wyłącznie drogą zdalną, czyli za pomocą internetu.
Na prostym przykładzie może to wyglądać tak: właściciel nowego salonu kosmetycznego skupia się na swojej pracy i szkoleniu nowych pracowników, zlecając prowadzenie księgowości w biurze rachunkowym, działań marketingowych agencji reklamowej, a projektu strony internetowej oraz regularnej korekcie zdjęć – grafikowi komputerowemu. Z kolei właściciel nieruchomości zleci administrację wynajmowanego przez siebie budynku, poświęcając swój czas na nowe projekty na rynku mieszkaniowym, wymagającego jego własnego wkładu czasowego.
Mniej oczywistym przykładem dobrego wykorzystania możliwości outsourcingu jest zlecenie części projektu, ze względu na brak narzędzi czy techniki do jego wykonania. Na przykład producent drewnianych akcesoriów do wnętrz (wieszaki, skrzynki, pudełka, podstawki), który otrzymał propozycje wykonania dużej ilości drewnianych szkatułek zdobionych grwawerowaną blaszką w atrakcyjnej cenie, mógłby zrezygnować z realizacji kuszącego zamówienia, ponieważ nie posiada umiejętności, materiałów ani narzędzi do wykonania grawerowanych blaszek. Jednak wykorzystując outsourcing, w ramach czasowych i finansowych przyjętego zamówienia, może zlecić innej firmie wykonanie tej, wydawało by się, niemożliwej dla niego do zrobienia, części projektu.
Podobnych przykładów można mnożyć bez końca, a świadczą one o coraz lepszej elastyczności dzisiejszego rynku.
Dlaczego firmy korzystają z outsourcingu?
Outsourcing króluje szczególnie w małych i średnich firmach, pozwalając im na zdobywanie usług i umiejętności, które zwykle trudno byłoby opracować z powodu ograniczeń na przykład finansowych. Istnieje wiele powodów, dla których dana firma może zdecydować się na korzytsanie z tego rodzaju strategii. Najczęstsze z nich to:
-Obniżanie i kontrolowanie kosztów
-Zminimalizowanie rozproszenia w firmie – maksymalizacja koncentracji na poszczególnych celach
-Uzyskanie dostępu do lepszych rozwiązań i możliwości
-Uwolnienie zasobów wewnętrznych do innych celów
-Zwiększanie wydajności poszczególnych segmentów firmy (rekrutacja, produkcja, marketing itd.)
-Maksymalne wykorzystanie zasobów zewnętrznych
-Nawiązywanie pozytywnych relacji biznesowych i korzystnych współprac
Redukcja kosztów to jedna z pierwszych i najbardziej oczywistych przyczyn, dla których przedsiębiorcy decydują się na outsourcing. Zaraz po tym plasuje się wydajność czasowa. Jednak coraz więcej osób kieruje się długoterminowym planem rozwoju swojej firmy, wybierając outsourcing. Biznesmeni myślą o produktywności, kontaktach, jakości realizacji danego etapu pracy. Przekładają zainwestowane w zlecenie zewnętrznej firmie środki na materialny i niematerialny zysk w perspektywie czasowej.
Jak wdrożyć outsourcing we własnej firmie?
Outsourcing zadań biznesowych musi być przemyślany. Zanim zdecydujesz się na ten krok przeanalizuj mocne i słabe strony swojej firmy. Zastanów się, co jest dla ciebie najważniejsze w firmie i jak wyobrażasz sobie ten biznes kolejno za 1 rok, 5 i 10 lat. Czego potrzebujesz, aby to osiągnąć? Usystematyzuj priorytety i wyznacz główne i pośrednie cele. Z dobrze opracowaną strategią i listą zasobów zarówno finansowych, jak i ludzkich oraz kompetencyjnych, będziesz w stanie określić, w jakich obszarach chcesz i możesz działać samodzielnie (np. ppracowanie projektu produktu, podpisywanie umów, wybór dostawcy), w jakich koniecznie potrzebujesz pomocy (przygotowanie designu, prowadzenie księgowości, kontakt z klientami), a jakie dopiero planujesz (kampania social media, osobna linia produktów, sprzedaż międzynarodowa, wydanie e-booka). Sprecyzuj każdą potrzebę w jak najdrobniejszych szczegółach, załóż czasowe i finansowe widełki i rozpocznij poszukiwania zaufanej firmy lub osoby, z którą podejmiesz współpracę.
Outsourcing nie musi być odpowiednikiem pełnoetatowej relacji biznesowej. Być może potrzebujesz skontaktować się z ekspertem od logistyki zagranicznej jendorazowo, z grafikiem raz na kwartał, a z analitykiem finansowym, który przejrzy księgi rachunkowe i pomoże przeprowadzić prognozę budżetu na kolejny rok rozliczeniowy, raz na pół roku. Zaletą outsourcingu jest właśnie elastyczność i możliwość precyzyjnego dopasowania rodzaju współpracy i wynikających z nich obowiązków do potrzeb każdej firmy indywidualnie.