Co o pracy zdalnej mówią aktualne przepisy?

Wraz z pandemią Covid-19 praca zdalna stała się nie tylko potrzebna, ale też popularna. Niestety Kodeks pracy nie reguluje tej formy świadczenia pracy i prowadzenie firmy w tym systemie jest utrudnione przez liczne luki, jak np. przepisy BHP, sytuacja lokalowa pracownika czy urlopy. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej od miesięcy pracuje nad ustawą i wprowadzeniem do Kodeksu pracy pojęcia “praca zdalna’.

Ustawa jest już na zaawansowanym etapie, a wszelkie propozycje zmian możemy śledzić na stronie Rządowego Centrum Legislacji. W chwili obecnej pracodawcy i pracownicy, którzy chcą kontynuować formę pracy zdalnej w swojej firmie, muszą dostosowywać się do przepisów zawartych w tzw. specustawie koronawirusowej, której pełna nazwa brzmi Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Przepisy w niej zawarte odnoszące się do pracy zdalnej mają zastosowanie w trakcie trwania pandemii i 3 miesiące po jej ustaniu. Są one jednak zbyt ogólne, często niemożliwe do wprowadzenia np. ze względu na specyfikę danej branży. Nie trudno się domyśleć, że wykonywanie pracy w pełni zdalnie niesie za sobą wady i zalety.

Chociaż projekt ustawy dotyczącej wprowadzenia pracy zdalnej do Kodeksu pracy został przewidziany do przyjęcia przez Radę Ministrów jeszcze w tym roku, nie padła ostatecznej daty. Znamy za to założenia projektu i wiemy, co się zmieni w przepisach dotyczących pracy zanej już niebawem.

Praca zdalna niebawem pojawi się w kodeksie pracy

Na rządowej stronie Ministerstwa Rozwoju i Technologii, w sprawie projektu dotyczącego pracy zdalnej, czytamy:

„Dzięki wprowadzeniu do Kodeksu pracy regulacji dotyczącej pracy zdalnej, pracodawcy oraz pracownicy będą mogli korzystać z pracy zdalnej na stałe. Jednocześnie zostaną zapewnione odpowiednie gwarancje bezpieczeństwa i ochrony pracownika wykonującego pracę zdalną.”

Celem ustawy dotyczącej pracy zdalnej ma być zapewnienie pracodawcom i pracownikom instrumentu do budowania porozumienia w sprawie ułożenia warunków takiej współpracy. Opiniowane są m.in. następujące aspekty:

- ustalenie dokładnego miejsca wykonywania pracy zdalnej

- możliwość wykonywania pracy zdalnej na wniosek pracownika

- sytuacje, w których to pracodawca zleca wykonywanie obowiązków zawodowych zdalnie

- regulacja warunków lokalowych i technicznych pracownika

- regulacja warunków rozwiązania zgody na pracę zdalną

- przepisy i kontrola BHP

To tylko niektóre z istotnych do zamknięcia w ramach ustawy kwestii. A każdy z wymienionych obszarów budzi szereg pytań. Dla przykładu, ustalenie dokładnego miejsca wykonywania pracy zdalnej ma niebagatelne znaczenie. Według propozycji w ustawie, pracodawca za każdym razem będzie musiał wyrazić zgodę na wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej w danym miejscu, czy to będzie firma, czy miejsce zamieszkania pracownika czy lokum wynajęte za granicą. Wiąże się to z koniecznością wzięcia odpowiedzialności obu stron związanych związanych z bezpieczeństwem oraz zapleczem technicznym umożliwiającym wykonywanie obowiązków zawodowych.

Czy forma wykonywania pracy ma wpływ na urlop wypoczynkowy lub chorobowe?

Państwowa Inspekcja Pracy postanowiła rozwiać wszelkie wątpliwości zamieszczając odpowiedź na swojej stronie internetowej. Na pip.gov.pl czytamy wyraźnie, że praca zdalna nie ma wpływu na wymiar urlopu pracownika.

Pamiętajmy, że forma wykonywania pracy, a forma zatrudnienia to odrębne pojęcia. Umowa między pracodawcą, a pracownikiem jest wciąż taka sama, bez względu na to czy wykonuje on swoje obowiązki zawodowe w firmie, w formie hybrydowej czy zdalnej.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy?

Aktualne przepisy dotyczące pracy zdalnej wynikające z ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19. mówią, że na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności. W tej sytuacji wszystko zależy od indywidualnych ustaleń i zaufania między pracownikiem a pracodawcą. W planowanych zmianach dotyczących regulacji pracy zdalnej w kodeksie pracy, na które czekamy z niecierpliwością, nie ma wzmianki, aby ta zasada uległa zmianie.

Co z pracą wykonywaną zdalnie podczas pobytu za granicą?

Możliwość wykonywania pracy zdalnej może kusić życiem w trybie work & travel.

W takiej sytuacji pojawia się jednak sporo zagrożeń dla samego pracodawcy. Może on podlegać przepisom związanym z delegacją pracownika lub podatkami nałożonymi w drugim kraju. Opłacać składki w kraju prowadzenia działalności czy przebywania pracownika? Przepisy, którego państwa należy zastosować w razie wypadku podczas pracy? To tylko niektóre pytania, jakie stawiają sobie pracodawcy. Przepis o konieczności ustalenia miejsca wykonywania pracy zdalnej, ma być pewnego rodzaju zabezpieczeniem dla pracodawcy przed ewentualnym wyjazdem pracownika za granicę podczas wykonywania pracy i utrzymywaniem tego faktu w tajemnicy.

W Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości „Rynek pracy, edukacja, kompetencje. Aktualne trendy i badania” z listopada 2021 roku znajdziemy m.in. takie wyniki, potwierdzające przychylność polskiego społeczeństwa do możliwości pracy zdalnej:

- 52% specjalistów i menedżerów oczekuje, że po zakończeniu pandemii będą pracować zdalnie 3 dni w tygodniu lub więcej.

- Niemal co trzeci badany chciałby całkowicie pracować zdalnie i jedynie sporadycznie wykonywać swoje obowiązki z biura.

- W przypadku branży IT całkowita realizacja obowiązków zdalnie jest pożądana przez większość pracowników.

- Co trzeci przedstawiciel pokolenia X po zakończeniu pandemii chciałby pracować zdalnie przez 2 dni w tygodniu. Łącznie aż 86% badanych opowiedziało się za większą elastycznością biur w stosunku do pracy hybrydowej i zdalnej.

Chociaż najnowszy raport PARP, potwierdza, że Polacy chętnie zaadaptowali się do formy pracy zdalnej, to wciąż oczekujemy na przepisy, które ułatwią przedsiębiorcom dostosowanie się do tych oczekiwań.