Jak ogarnąć finanse w firmie?

W każdym biznesie, małym czy dużym bardzo ważne jest dokładne i efektywne planowanie wydatków. W dużych firmach budżet jest tworzony przez dział planowania i kontroli finansowej. W startupach i małych firmach zazwyczaj jedna osoba musi mieć nad wszystkim kontrolę. Podejmowanie decyzji o tym, ile wydać, gdzie wydać, jak utrzymać płatności pod kontrolą, jak wczuć się w finanse firmy (pozytywne i negatywne), jest kluczowe dla sukcesu firmy. Ponieważ finanse są czymś, co ludzie mają skłonność bagatelizować w startupach. Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc ci w podejmowaniu rozsądnych i mądrych decyzji.

Pamiętaj, że budżet firmowy powinien w każdym momencie pokazywać rzeczywisty i dokładny obraz wydatków i przychodów. Stan budżetu trzeba brać pod uwagę podczas wszystkich ważnych decyzji biznesowych. Od działań marketingowych, przez cięcie kosztów, wynajem lokalu, zakup sprzętu po zatrudnianie personelu i inwestycje.

Jednym ze skutecznych metod kontrolowania budżetu jest jego analiza i planowanie w skali rocznej, półrocznej i kwartalnej pod koniec każdego roku oraz każdego miesiąca.

Dodatkowo, zmiany w budżecie trzeba wprowadzać na bieżąco i brać pod uwagę sytuację finansową firmy przy inwestycjach, które czasami bywają nieplanowane. Mimo, że brzmi to jak dużo dodatkowej pracy i rzeczy, o których trzeba pamiętać, dzięki praktycznym narzędziom i metodom można łatwo opanować ten temat.

Dlatego, jeżeli dopiero zaczynasz swój pierwszy biznes lub chcesz poukładać finansowy bałagan zapoznaj się z poniższymi aplikacjami i wskazówkami. Zobaczysz, że przy niewielkim wysiłku można ogarnąć firmowe finanse i mieć budżet pod kontrolą.

Planowanie budżetu.

Do zaplanowania wydatków użyj prostego szablonu Excel. Ważne, aby w podzielić plik na kwartały i miesiące. W tabelach na każdy okres powinny znaleźć się koszty stałe oraz zmienne (abonamenty, media, dostawy, koszty najmu, transport, księgowość itd.), a także planowane wydatki inwestycyjne (maszyny, szkolenia, materiały). Ważną kategorią w budżecie firmowym jest rozwój (szkolenia, mentoring, książki i prasa), marketing oraz często zapominana sekcja dotycząca funduszu awaryjnego, który może uratować firmę w kryzysowych sytuacjach. Staraj się też myśleć o oszczędnościach, które docelowo oczywiście będą wspierać inwestycje. W budżecie należy także wpisać pewne i planowane przychody (np. z wynajmu, usług lub sprzedaży produktów). Rozpisanie kategorii ułatwi mądre dopasowanie odpowiednich kwot i podsumowanie każdego okresu. Dzięki funkcjom w Excelu i przejrzystości arkusza, szybko zobaczysz wyniki i będziesz wiedzieć, w jakich okresach lepiej nie szaleć, o które obszary warto zadbać, kiedy będziesz mógł pozwolić sobie na większe wydatki itd.

Narzędzia do monitorowania wydatków i lepszego zarządzania firmą

Aplikacja MyFund pozwoli zarządzać portfelem inwestycyjnym. W jednym miejscu możesz codziennie obserwować swoje wszystkie inwestycje, czy to giełdowe, walutowe czy nawet w złoto lub nieruchomości.

Przyjazne konto firmowe ułatwi nie tylko bezpłatne transakcje podatkowe i B2B, ale także pozwoli na szybki wgląd w analizę historii bankowej. Wiele kont bankowych dla firm oferuje także e-księgowość i inne udogodnienia. Od czasu do czasu sprawdź oferty bankowe i upewnij się, że korzystasz z najlepszej.

Księgowość online ułatwi wgląd w historię finansową firmy, przypomni o złożeniu deklaracji, zrobi analizę przychodów i kosztów oraz wiele innych. Na rynku jest wiele doskonałych platform, które ułatwia prowadzenie księgowości, jeśli decydujesz się na to samodzielnie np. wFirma lub Infakt.

Kalendarz Google lub inny kalendarz, który możesz łatwo zsynchronizować z funkcjami, takimi jak poczta elektroniczna, listy zadań. W kalendarzu dobrze jest mieć zawsze wpisane terminy wydatków i przychodów, które są z góry ustalone. Warto także zaplanować przypomnienia o cyklicznej analizie budżetu.

Checklista, która ułatwi Ci kontrolę finansów w firmie:

- Nie wydawaj pieniędzy, których nie masz fizycznie na swoim koncie. Nie planuj inwestycji za pieniądze, których jeszcze nia zarobiłeś.

- Stosuj wobec siebie i kontrahentów zasadę miękkiej windykacji. Wysyłaj przypomnienia o zbliżającym się terminie uregulowania należności czy zobowiązania 2-3 dni wcześniej. Możesz to zautomatyzować w ustawieniach konkretnego programu, którego używasz do wystawiania faktur lub zarządzania własnym kalendarzem.

- Regularnie optymalizuj swoje wydatki. Zrobisz to dokonując uczciwej oceny sytuacji. Obniż koszty tak bardzo, jak to tylko możliwe. Sprawdź, czy masz jakieś niepotrzebne abonamenty i/lub czy jest możliwość zoptymalizowania obecnej kampanii marketingowej, która przekracza budżet.

- Mądrze inwestuj. Aby zarabiać pieniądze, musisz je wydawać, więc inwestuj swoje oszczędności w sposób, który przyniesie Ci większe zyski lub wygeneruje większy dochód.

- Analizując i planując budżet do przodu, weź pod uwagę co najmniej kilka scenariuszy, aby być przygotowanym na różne sytuacje.

• Nie obawiaj się zmiany planów, jeśli okaże się, że zastosowany nie działa zbyt dobrze.