KONIEC ROKU CZASEM REFLEKSJI - ZRÓB BIZNESOWY CAŁOROCZNY BILANS STRAT, ZYSKÓW I NOWYCH WYZWAŃ

Jest jedna prosta czynność, którą warto podjąć w trosce o rozwój swojej firmy. To przeprowadzenie wielokierunkowej analizy swojej działalności na koniec roku i nie tylko!

UPORZĄDKUJ PRZESZŁOŚĆ

Nie ma nic złego w świętowaniu sukcesu, ale ważniejsze jest wyciąganie nauki z porażki - Bill Gates

Nie sposób nie zgodzić się ze słowami światowej sławy biznesmena. Analiza nieudanych transakcji, kampanii, które na siebie nie zarobiły czy niepotrzebnych umów, pozwoli nie tylko uniknąć w przyszłości takich sytuacji, ale także wzbogaci cały proces decyzyjny o nowe wytyczne. Koniec roku kalendarzowego to doskonały moment na przyjrzenie się popełnionym błędom. Prawdopodobnie każde złe w skutkach posunięcie biznesowe na bieżąco rozkładałeś na czynniki pierwsze. Ważne jest, aby ostatecznie podsumować powtarzające się przyczyny pomyłek i zastanowić się nad przyszłą profilaktyką wraz ze swoim zespołem.

Jednocześnie nie neguj swoich sukcesów i wszystkich przedsięwzięć, które przyniosły nadzwyczajne rezultaty, nadwyżki finansowe, nowych klientów, lepsze współprace. Przejrzyj wszystkie swoje osiągnięcia, a następnie wypunktuj trzy najlepsze. Zastanów się, co najbardziej przyczyniło się w tych sytuacjach do pozytywnych efektów i co możesz zrobić, aby wspierać tego typu działania, narzędzia i metody.

Zresztą nawet jeśli nawaliłeś, jak twierdzisz, to każdy ma prawo od czasu do czasu popełnić błąd. Ważne żebyś wyciągnął z niego wnioski na przyszłość, a nie oskarżał się ciągle od nowa i rozpamiętywał to, co stało się i już nie odstanie - Ewa Bagłaj

O NICZYM NIE ZAPOMNIJ

Porażki i sukcesy, osiągnięte cele oraz nowe plany dotyczą wielu obszarów w firmie. Dlatego lepiej jest podzielić je na kategorie np. marketing, rozwój pracowników, budżet, kontrahenci, produkcja, logistyka, outsourcing. Przeprowadź bilansu zysków i strat w poszczególnych kategoriach oraz omów je ze swoimi współpracownikami. Dobrze jest zakończyć rok trzymając w ręku raport z informacjami dotyczącymi m.in. efektywności biznesowej, budżetu, analizy konkurencji, analizy rynku i dominującego klienta, strategii marketingowych, spójności działań z ideą firmy itp.

Bez namysłu podążamy ślepo, tworząc bardziej niezamierzone konsekwencje i nie osiągając niczego pożytecznego - Margaret J. Wheatley

Warto wspomagać się pytaniami pomocniczymi takimi, jak poniżej:

- Jakie są moje osiągnięcia i jak wpłynęły na rozwój firmy?

- Jakie były moje największe rozczarowania?
- Czy zaskoczyły firmę nieoczekiwane wydatki i jak można lepiej zarządzać finansami w przyszłym roku?
- Z czego moi pracownicy czerpią najwięcej satysfakcji, a co przysparza im problemów?

PLANY NA PRZYSZŁOŚĆ

Kiedy ostatecznie zakończyłeś analizę “tego, co było”, nadszedł czas, aby spojrzeć z nadzieją w przyszłość. Określ, które cele warto kontynuować, które zostaną wyeliminowane, i jak zaplanujesz działania, aby osiągnąć pożądany rezultat. Pomyśl o innych, alternatywnych rozwiązaniach, które mogą pomóc zrealizować plany. Twoja nowa lista celów powinna obejmować te długo i krótkoterminowe. Opracowując plany na Nowy Rok zadaj sobie pytania:

- Co możesz zrobić dla swoich klientów w kolejnym roku, czego nigdy wcześniej dla nich nie robiłeś?

- Jakie ryzyko zamierzasz podjąć w 2020 roku? Jak podejmować mądre decyzje dotyczące ryzyka?
- Jakie przeszkody napotkasz w nowym roku?
- Co możesz zrobić w styczniu, co przyniesie największy efekt krótkoterminowy?
- Jak będzie wyglądała sytuacja twojej firmy za 3 - 6 - 9 - 12 miesięcy od dzisiaj?
- Gdzie chcesz być za 3 lata, jako przedsiębiorca?
- Jak możesz wspierać swoich pracowników w realizowaniu zadań, we współpracy, w relacjach?

ZAANGAŻUJ INNYCH

Końcoworoczna analiza funkcjonowania firmy to nie jest zadanie na jedno popołudnie. Jest to głęboki proces, wymagający zaangażowania czasu całego zespołu. Ludzie odpowiedzialni za niektóre procesy i decyzje, jak np. menedżerowie, kierownicy produkcji, księgowi, kadrowi, marketingowcy, a nawet ci, którzy są kontrahentami (freelancerzy, z którymi regularnie współpracujesz), chętnie zaangażują się w takie, analityczne i jednocześnie twórcze działanie, jakim jest prześwietlenie firmy od podszewki. Możesz zebrać od nich ważne informacje, które cię zaskoczą. Przygotuj ankietę ewaluacyjną, być może niektóre osoby zaprosisz na indywidualna rozmowę, aby lepiej poznac ich punkt widzenia na określony problem? W końcu efekty tego działania mają wpływ na przyszłość twojej firmy. Nie błądź we mgle, miej realny wpływ na wartości i cele swojej własnej firmy. Dlatego postaw na intensywny, najlepiej tygodniowy lub miesięczny okres sprawozdawczy. Zaplanuj przedziały czasowe, może to być jeden dzień w ciągu jednego tygodnia przeznaczony na konkretną kategorię.

SESJA PODSUMOWUJĄCA I INTEGRUJĄCA ZESPÓŁ

Na sam koniec intensywnego czasu podsumowań, zaplanuj wydarzenie zamykające cały rok. Może mieć wyjątkowy charakter i wcale nie musi ograniczać się do sali konferencyjnej i prezentacji, z zegarem w odliczającym uciekające minuty w tle.

W zależności od ilości osób, z którymi chcesz wziąć udział w takiej sesji, wyznacz orientacyjne kategorie tematów i czas rozmów. Poproś o przygotowanie pytań, otwartość i dobry humor. Zarezerwuj dodatkowy czas (1-2 dni) na ten proces i zadbaj o dobrą atmosferę : catering, przerwa kawowa i na obiad, bonusy, projekcja filmu, warsztaty, wizyta autorytetu z branży czy w końcu - kolacja firmowa.

Pamiętaj, że spotkanie podsumowujące na koniec roku nie dotyczy sztywnych liczb, zadań ani wskaźników. To już przerobiliście. Raport gotowy. Nie chodzi więc o świętowanie osiągnięcia numeru przychodu czy zdobycie dużego kontraktu. Chodzi o to, aby pracownicy zastanawiali się nad tym, jak wspólnie pracowali, aby pokonać daną przeszkodę lub jak udało im się odnieść sukces oraz, aby wzmocnili relacje między sobą, których silnym fundamentem i wspólnym mianownikiem są cele firmy.

NIE TYLKO W GRUDNIU

Refleksja i tworzenie planu na przyszłość mogą być bardzo potężnymi narzędziami. Pomagają przedsiębiorcy i jego współpracownikom zrozumieć przeszłość i wykorzystać ją do dalszego rozwoju.

Raporty i wytyczne, które wówczas powstają, to żywe dokumenty. Stanowią aktualny punkt zaczepny, do którego można się odwołać w dyskusji, podczas planowania czy zarządzania kryzysem.

Warto w firmie wprowadzić miesięczne, kwartalne i półroczne rewizje i analizy, na mniejszą skalę, które pozwolą uaktualniać wytyczne, stosowane metody i działania. Nie bój się wprowadzać zmian i świętować sukcesów! Im lepsze zrozumienie funkcjonowania firmy oraz wgląd do aktualnych danych tym większe poczucie kontroli i realna moc sprawcza.