Agenda spotkania - planuj z głową!

Nawet pozornie mało istotne spotkanie nie może się udać bez odpowiedniego planu. Właśnie temu służy agenda, która jest słowem wywodzącym się z łaciny oraz oznacza rzecz do wykonania. Dzięki uporządkowanym punktom zrealizujemy cele naszej rozmowy, zatem do dzieła!

Jak stworzyć agendę?

Zanim sporządzimy szkic agendy, wyobraźmy sobie, że jest to narzędzie, które ma nas doprowadzić do konkretnego celu. Bardzo ważny jest układ agendy, dlatego obowiązkowo należy zawrzeć takie elementy jak:

- Temat spotkania, godzina, data i miejsce;

- Lista uczestników oraz ewentualne informacje o nich. Jeśli nie o wszystkich to chociażby o prowadzących;

Zagadnienia omawiane podczas spotkania wraz z czasem przeznaczonym na dany moduł.
Bardzo ważny jest harmonogram, czyli kolejność zdarzeń, ponieważ ta dyktuje porządek spotkania, dlatego powinna tworzyć spójną całość. Checklista musi być krótka i konkretna, ponieważ ma ułatwiać obrady, a nie dodatkowo je komplikować. Agenda jest pewnego rodzaju zaproszeniem do zaangażowania, więc stanowi bodziec psychologiczny, dlatego wszelkie komentarze uczestników powinny się spotkać z pozytywnym przyjęciem. Temu sprzyja udostępnienie agendy na wspólnym dysku, na przykład popularnym Google Drive, którego sposób obsługi jest prosty, a struktura przejrzysta. Możliwość dodawania kolorowych fiszek i komentarzy z pewnością doskonale sprawdzi się w praktyce. Jeśli jednak uczestnicy nie należą do osób obeznanych z najnowszymi narzędziami IT to, warto pozostać przy tradycyjnym sposobie komunikacji, czyli wysłaniu jej drogą mailową. Najlepiej przesłać ją w formie załącznika tak, aby łatwo można było pobrać ją na komputer lub wydrukować. Możemy przewidzieć tę intencję i przygotować dostateczną liczbę egzemplarzy tak, aby każdy z uczestników spotkania miał przed sobą agendę. Alternatywą jest również rozpisanie agendy na flipcharcie tak, aby była ona widoczna przez cały czas trwania spotkania.
Najczęściej popełniane błędy przy tworzeniu agendy
Wszystko w biznesie musi mieć swój cel, dlatego ważne jest jego określenie również przy poszczególnych elementach agendy. Pozwoli to na wyeliminowanie ryzyka, którym podczas spotkań mogą być nieodpowiednie postawy uczestników a tym samym strata czasu. Wszystko to utrudnia proces komunikacji, a agenda jest narzędziem mającym ją przecież usprawnić. Często twórcy agendy stawiają na komunikaty oznajmujące w formie zdań zakończonych kropką, ale uwaga, bo przecież właśnie te narzucają naszym uczestnikom pewien schemat myślowy! Lepiej sprawdzi się forma pytań, które zaangażują cały zespół. Rzeczą, o której należy pamiętać, jest również oszacowanie czasu przeznaczonego na każdy z tych punktów. W ten sposób agenda idealnie spełni swoje zadania - będzie swoistą wytyczną, która pozwoli uczestnikom formułować swoje poglądy i dobrać argumenty mieszczące się w konkretnych ramach czasowych. Dodatkowe uwagi najlepiej zawrzeć w formie komentarzy i pamiętać, że nie są one złą praktyką, ale stanowią pomocną informację. W takich adnotacjach może, na przykład znaleźć się uwaga, w jaki sposób mają być omawiane poszczególne punkty agendy. Długa agenda, której układ wyraźnie zdradza podział na moduły, powinna przy każdym zawierać informację o osobie dedykowanej do omówienia poszczególnych części spotkania. W ten sposób agenda spełnia jedno ze swoich kluczowych zadań, czyli pozwala uczestnikom dobrze przygotować się do spotkania i zaplanować swoje aktywności. Tutaj wyłania się kolejny błąd, czyli niedostatecznie wczesne wysłanie agendy uczestnikom. Lepiej zrobić to z dużym wyprzedzeniem i pokusić się o wysłanie ewentualnego remindera, co jest dobrą praktyką biznesową. Wymienione błędy dotyczą etapu sporządzania agendy, jednak, co z realnym spotkaniem? Podstawowym błędem jest brak podsumowania i pytania o to, co można było zrobić inaczej, po prostu lepiej. Jest to obok obserwacji kolejna metoda, która ma na celu ulepszenie naszej agendy.
Czy agenda zawsze się sprawdza?
To pomocne narzędzie w niektórych sytuacjach okazuje się zawodne, czyli konkretnie kiedy? W sytuacji konieczności wyjaśnienia złożonych problemów i spotkania, które ma na celu opracowanie strategii, czy wdrożenie nowych regulacji prawnych, a także omówienia korzyści związanych z nadchodzącymi zmianami (mogą dotyczyć różnych obszarów firmy). Należy liczyć się z tym, że scenariusz tego typu spotkań jest nieprzewidywalny, a jego podstawą będzie dyskusja, która prowadzi do sformułowania różnego typu wniosków. Jest to konsekwencja zmiany, która zawsze prowokuje nowe przemyślenia i rodzi liczne pytania i wątpliwości. To właśnie one nadają dyskusji nieoczywisty charakter i samoistnie skierowują ją na inny tok myślowy.