OUTSOURCING Z GŁOWĄ

Sprytnie wdrożony outsourcing może być fantastycznym sposobem dla właścicieli małych firm na zwiększenie ich wydajności i zwiększenie zysków. Ale to nie znaczy, że praktyka nie jest pozbawiona wad. Outsourcing nie jest odpowiedni w każdej sytuacji, więc warto dobrze zastanowić się zanim zainwestujesz czas i pieniądze w oddelegowanie części swojej pracy.

 

Jedną z głównych wad outsourcingu jest ryzyko, że freelancerzy, z którymi współpracujesz lub agencja, nie potrafią lub nie mogą dostosować się do twojego tempa. Synchronizacja harmonogramów może być trudna, aby zapewnić klientom otrzymanie tego, co im obiecano, w wiarygodnym terminie.

Firmy outsourcingowe i niektórzy freelancerzy mogą również często kierować się zyskiem, a nie dobrze wykonaną pracą. Oznacza to, że praca, którą wysyłasz, może szybko wrócić, ale będzie brakować standardu i jakości, których klienci oczekują od twoich produktów lub usług.

Nie znaczy to, że należy zrażać do tej formy współpracy. Czasami, szczególnie na początku drogi jako zleceniodawca, trzeba uzbroić się w cierpliwość, poszukać i porównać kilkanaście ofert. Czasami jednak, nie tylko z powyższych powodów, pewnych rzeczy lepiej nie zlecać innym na stałe.

Czego nie powinno się zlecać i dlaczego?

Zawsze istnieje możliwość popełniania błędów, jednak jeżeli dobrze przemyślisz i podzielisz obszary swojej pracy na te, w których potrzebujesz pomocy oraz, te których nie powinno się zlecać „na zewnątrz”, będziesz spokojniejszy i przynajmniej części możliwych niespodzianek związanych z outsourcingiem uda ci się uniknąć.

Poniższa lista spraw, które lepiej załatwić wewnątrz firmy, pomoże przeprowadzić taką analizę:

1. Wewnętrzna polityka kultury pracy. Ciężko ta kwestię odgórnie zaplanować. W zależności od rodzaju firmy, ilości pracowników i ich roli, sami powinni kreować atmosferę i zasady współpracy. Subtelność, otwartość i gotowość na indywidualne podejście jest szczególnie ważne w przypadku małych firm. Nie próbuj więc przygotowywać kilkunastostronicowych regulaminów opartych o standardy wielkich korporacji.

2. Rozwiązywanie współpracy z pracownikami. To nigdy nie należy do przyjemnych zadań dla pracodawcy, ale ostatecznie to właśnie on powinien umieć spotkać się twarzą w twarz ze swoimi pracownikami i przekazywać zarówno dobre, jak i złe wiadomości. W skompilowanych sytuacjach, warto skorzystać z outsourcingu w kwestii zasięgnięcia porady, jednak wynajmowanie firm do zwalniania pracowników, szczególnie w niewielkich, kameralnych przedsiębiorstwach, jest nie tylko stratą dla budżetu, ale także godzi w dobre imię firmy.

3. Polityka awansów i rozwój zespołu. Tylko przedsiębiorca i jego zespół może określić, kiedy i kto powinien awansować na wyższe stanowiska kierownicze. Przyszłość zawodowa w firmie oraz rozwój pracowników zależy od szefa, który przecież zna swoich pracowników lepiej niż ktokolwiek inny. Można skorzystać z porady na przykład w formie biznesowego coachingu dla uzyskania lepszej perspektywy, jednak wizja rozwoju firmy nie powinna być opracowywana przez zewnętrzną agencję na podstawie raportów i suchych wytycznych.

4. To w czym jest się najlepszym. „To coś”, co sprawia, że klienci wybierają ciebie zamiast konkurencji. Sekretny składnik idealnego przepisu, który cię wyróżnia. Niektóre zadania, w jakiś sposób definiują ciebie, firmę i markę. Jasne, możesz nauczyć innych, zlecić freelancerom, agencjom, ale przy tym ponosisz ryzyko utraty jakości i unikatowości.

Jak uniknąć problemów podczas outsourcingu?

Outsourcing może być znaczącym źródłem zysków i oszczędności czasu dla firmy, bez względu na jej wielkość. Nie pozwól, aby strach przed problemami outsourcingu cię powstrzymał. Po prostu dobrze się do tego przygotuj.

Po pierwsze nie bądź skąpy. Jeżeli chcesz uniknąć nijakości, mieć wszystko na czas i na wysokim poziomie, zaoferuj co najmniej średnie rynkowe stawki. Tania praca nie popłaca. Tanie zlecenia agencje wykonują na akord, nie angażując się w ideę zleceniodawcy. Pamiętaj, że dobrze zainwestowane pieniądze zarabiają dla ciebie.

Po drugie daj sobie czas i przeprowadź właściwą rekrutację. Koncentrując się na procesie rozmowy kwalifikacyjnej, wyborze kandydatów, poznaniu ich portfolia i referencji, z łatwością unikniesz niekompetentych freelancerów, lub tych mniej doświadczonych, a tym samym unikniesz poprawek w wykonywanych pracach czy problemów z komunikacją.

Po trzecie ustal jasne oczekiwania dotyczące komunikacji ze zleceniobiorcą.

Jeśli chodzi o potencjalne problemy związane z outsourcingiem, wiele z nich dotyczy braku dobrej, płynnej komunikacji. Obie strony muszą wiedzieć, jak się ze sobą kontaktować i co zrobić, gdy pojawią się problemy dotyczące projektu. Dlatego ustal narzędzie komunikacyjne (np. e-mail, skype), godziny, w których można bez problemu skontaktować się z freelancerem, jaki jest zakres decyzyjności przy projekcie dla zleceniobiorcy, z kim oprócz ciebie może się skontaktować lub powinien oraz w jakich kwestiach itp.