MIEJ CZAS NA WSZYSTKO, CZYLI JAK DOBRZE ZARZĄDZAĆ CZASEM

Chcemy tego czy nie, czas leci do przodu nieubłaganie, a my wszystkie plany, obowiązki i marzenia, musimy jakoś zrealizować w ciągu tylko i aż 24 godzin. Każdego dnia od nowa. Jak nie narobić sobie zaległości i móc codziennie położyć się spać o rozsądnej godzinie? Najlepiej zdążyć jeszcze poczytać książkę lub porozmawiać z bliską osobą? Czy to jest w ogóle możliwe? Oczywiście, że tak!

 

Jeżeli do tej pory zasypiasz zaraz po tym, jak głowa dotknie poduszki, a rano wciąż czujesz się zmęczony. Jeżeli starasz się każdego dnia, jak najlepiej wypełniać swoje obowiązki domowe i zawodowe, ale mimo to lista zadań do wykonania wydłuża się i toniesz w różnorodnych zaległościach. To oznacza, że najwyższa pora przeanalizować sposób, w jaki spędzasz dzień, ilość obowiązków i to, jak dokładnie wykorzystujesz każdą minutę. Bo najwyższy czas przestać narzekać na jego brak tylko dobrze się do tego czasu dostosować.

Poniższe wskazówki pomogą efektywniej wykorzystywać każdy dzień.

Po pierwsze...RACHUNEK SUMIENIA

Zastanów się, jakie regularne i nadzwyczajne czynności musisz wykonać każdego dnia. Zawiezienie dzieci do szkoły, praca, zakupy, nauka, konsultacje, sprzątanie, tankowanie itp. Ile potrzebujesz na nie czasu? Czy obowiązki nachodzą na siebie? Czy wszystkie musisz wykonać, czy bardziej chcesz? Ile znajdujesz na co dzień czasu wolnego? Ile razy sprawdzasz telefon, maila? Czy oglądasz dużo TV? Zanotuj wszystko co przychodzi ci do głowy określając najlepiej jak potrafisz ilość minut na każdą czynność. Zastanów się, czy niektóre drobne sprawy nie odciągają cię od tych ważniejszych, czy czas nie ucieka ci między palcami? Przemyśl, które zadania możesz realizować cyklicznie np. 2 razy w tygodniu, zamiast codziennie.

Po drugie...PLAN DNIA i PRIORYTETY

Teraz, kiedy wiesz czemu musisz sprostać każdego dnia oraz ile czasu zajmuje każda z tych czynności, możesz ustalić ich kolejność. Te zadania, które powtarzają się codziennie, należy wpisać w stały grafik, jak np. odwożenie dzieci do szkoły o 7.30, nadawanie poczty firmowej o 9, wysyłanie raportów o 16, zakupy w drodze powrotnej z pracy czy basen z synem o 17. Można być bardziej szczegółowym, uzupełniając plan dnia o pobudkę, kawę, spacer z psem itp.

Rzeczy, które masz do zrobienia kilka razy w tygodniu rozpisz odpowiednio w kalendarzu: trening w środę, telekonferencja w piątek, zakupy w sobotę itp.

Każdego wieczoru rozpisz plan na następny dzień, uzupełniając go o te jednorazowe i niecodzienne obowiązki, jak np. lunch z kontrahentem, zawiezienie auta do mechanika, wizyta w banku, odwiedziny cioci itp.

Wiedząc ile zadań spada na ciebie każdego dnia, na swojej liście „to do” ponumeruj je według hierarchii ważności. Podkreśl na czerwono pierwsze trzy. To te rzeczy wykonasz jako pierwsze. Nawet jeśli zaskoczy cię niespodziewana sytuacja, będziesz spokojny, bo najważniejsze sprawy są już załatwione.

Po trzecie...ORGANIZACJA PRACY

Dobrze jest oddzielić obowiązki zawodowe od prywatnych. Staraj się, aby obie sfery jak najmniej zachodziły na siebie. Kiedy pracujesz, zadbaj o maksymalne ograniczenie rozpraszaczy. Zagadująca co chwilę koleżanka, radio, powiadomienia w telefonie, wbiegające do gabinetu dzieci (jeśli pracujesz w domu), mogą wielokrotnie odciągać uwagę i utrudniać ponowne skupienie się na zadaniu. W efekcie, nawet prosta czynność – odpisanie na wiadomość mailową, staje się uciążliwym, a przede wszystkim trwającym zbyt długo zajęciem. Po upływie kilku godzin w takich warunkach, czujesz się zmęczony nieadekwatnie do wykonanej pracy.

Bądź konsekwentny i wycisz telefon. Zwróć uwagę, jeżeli ktoś ci przeszkadza. Na rozmowę i odebranie wiadomości z Facebooka znajdziesz czas np. podczas przerwy. Zadbaj, aby były dobrze wykorzystane! Łyk kawy, ale także świeżego powietrza i ruch to świetny reset dla organizmu podczas kilkuminutowej przerwy od pracy. Postaraj się nie przynosić pracy do domu.

Po czwarte...DOBRE NAWYKI

Wypracuj w sobie pozytywne zachowania, które z czasem zaprocentują na twoją korzyść i nawet nie zauważysz kiedy staną się tak naturalne do wykonania, jak mycie zębów :) Dobre nawyki to: sporządzanie list zadań, wyłączanie telefonu służbowego w domu, spacer o stalej porze, regularność i nie odkładanie nie dokończonych prac i podobne. W zależności od sytuacji życiowej, dla każdego niezbędne będzie wypracowanie innych, unikalnych pozytywnych nawyków.

Po piąte...ASERTYWNOŚĆ

Zarówno wobec innych, jak i wobec siebie. Aby w pełni cieszyć się życiem, trzeba umieć dokonać obiektywnej oceny nadsyłanych propozycji zawodowych. Czasami warto odrzucać możliwości. Twoim celem powinno być podejmowanie tylko tych zobowiązań zawodowych, na które masz czas, i które przyniosą wymierne korzyści. Prywatnie również należy nauczyć się mówić „nie”.

Po szóste...POZYTYWNE MYŚLENIE I REGENERACJA

Częstą i najgorszą rzeczą, jaką robimy sobie sami jest zamartwianie się: „Mam tyle do zrobienia!”. Tymczasem, przygnębiające myśli nie tylko nie skrócą listy zadań do wykonania, ale zdemotywują i spowolnią pracę. Skup się na jednym konkretnym zadaniu, które masz przed sobą. Realizuj swoje cele, małe i duże według zasady „krok po kroku”.

Witalności i energii do działania każdego dnia dodaje odpowiednia ilość snu i zbilansowana dieta. Notoryczne zarywanie nocy i dojadanie w knajpach typu fast-food może mieć tylko negatywny efekt. Lepiej wzmacniać organizm niż sztucznie popychać go do wysiłku. Udowadniają to liczne badania, które powiązały zdrowy styl życia z wydajnością pracy. Sen, ćwiczenia i jedzenie, regulują poziom energii, oczyszczają umysł i pozwalają łatwiej się skupić.

Po siódme...NIE JESTEŚ SAM

Czasami zmęczenie, zaległości i „brak czasu an wszystko” wynika nie ze złej organizacji pracy czy marnowania czasu na dodatkowe 5 minut w łóżku, wielokrotne sprawdzanie portali społecznościowych i jeszcze tylko jeden odcinek serialu, małą kawę itp., ale ze względu na zbyt dużą ilość obowiązków. Jeżeli czujesz przemęczenie i trudno ci zrealizować założone cele, rozważ możliwość podzielenia się obowiązkami. Inni domownicy też mogą odkurzyć, skosić trawę czy zrobić zakupy i nakarmić domowe zwierzaki. Zastanów się, czy w pracy również nie powinieneś oddelegować pewnych zadań. Możesz być zaskoczony, jak wiele zyskasz prosząc o pomoc.

"Nie mów, że nie masz wystarczająco dużo czasu. Masz dokładnie taką samą liczbę godzin dziennie, jaką otrzymali: Helen Keller, Pasteur, Michaelangelo, Matka Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson i Albert Einstein. " - H. Jackson Brown Jr.