ORGANIZACJA IMPREZY CHARYTATYWNEJ KROK PO KROKU
Prowadzisz własną firmę, odnosisz mniejsze i większe sukcesy. Faktury się zgadzają. Klientów przybywa. W pewnej chwili rodzą się w Twojej głowie myśli, że nie wszystkim tak się w życiu dobrze ułożyło. Są ludzie dorośli, są dzieci, dla których każdy dzień jest wyzwaniem i walką o życie i zdrowie. Chcesz im pomóc, dodać sił. Wpadasz na pomysł organizacji imprezy charytatywnej. Zastanawiasz się, jak ją zaplanować, aby odniosła sukces? To przedsięwzięcie, do którego zdecydowanie trzeba się odpowiednio przygotować. Może to być koncert, festyn albo sportowa impreza. Pomysłów jest wiele, jednak zawsze należy dobrze zaplanować tego rodzaju wydarzenie. Na co zwrócić uwagę, tworząc scenariusz imprezy charytatywnej? Zapraszamy do lektury naszego artykułu, w którym krok po kroku opisujemy organizację tego przedsięwzięcia.
LOKALIZACJA
Organizację imprezy charytatywnej musimy zacząć od wyboru miejsca. Termin należy ustalić z zarządcą obiektu, a dopiero później planować inne sprawy związane z imprezą. Oczywiście idealne miejsce to takie, które jest udostępnione bezpłatnie. Jeśli jest to impreza plenerowa, np. bieg charytatywny należy poznać zasady użytkowania terenu, na którym chcemy imprezę przeprowadzić. Wybierając miejsce wydarzenia, musimy zwrócić uwagę na takie kwestie jak wielkość obiektu, akustyka oraz możliwość podłączenia elektronicznego sprzętu. Zaletą dużej, otwartej przestrzeni jest jej dostępność dla większej liczby ludzi (również przechodzących przypadkowo). Nie rezygnujmy jednak z obiektów zamkniętych, gdy nadarzy się nam okazja. Na przykład kiermasz możemy zorganizować w ośrodku kultury lub szkole. O możliwość organizacji koncertu i odpowiednie miejsce spytajmy władze lokalne oraz właścicieli terenów prywatnych, których mogłaby zainteresować taka forma promocji ich obiektu. Nie zapominajmy bowiem, że dla sponsora nasza impreza będzie reklamą i elementem tworzenia pozytywnego wizerunku marki.
BEZPIECZEŃSTWO POWINNO BYĆ NA PIERWSZYM MIEJSCU
Wybrane miejsce powinno spełniać wszystkie wymagane normy BHP. Pamiętajmy, by zapewnić bezpieczeństwo oraz zaplecze medyczne, dostosujmy się także do wymogów sanitarno-epidemiologicznych, jeśli takie w danym czasie obowiązują. Trzeba także zadbać o ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej dla organizatora, by można pokryć ewentualne koszty zniszczeń.
SPONSORZY – KLUCZ DO SUKCESU
Sponsorem wydarzenia charytatywnego mogą być firmy, które obejmą patronat nad imprezą. Współpraca sponsoringowa może polegać na pokryciu kosztów, przekazanie czegoś na aukcję albo wsparciu wydarzenia poprzez zaoferowanie nieodpłatnie towarów i usług. Warunki te ustala się indywidualnie ze sponsorem.
Sponsorami mogą być firmy fundujące przedmioty do kupienia na kiermaszu, artyści grający nieodpłatnie, instytucje użyczające miejsca na imprezę, graficy, którzy wykonają plakaty i bannery informacyjne o evencie oraz producenci i dystrybutorzy artykułów spożywczych lub napojów. Zwłaszcza, że w trakcie wydarzenia na przykład na świeżym powietrzu uczestnicy będą mieli ochotę na słodki poczęstunek i napitek. Nie zapominajmy o przestrzeni, w której znajdzie się zaplecze gastronomiczne i rozmaite stanowiska. Powinna być to część zadaszona, która uchroni zarówno część gastronomiczną, jak i sprzedawane fanty przed ewentualnym deszczem.
ZBIÓRKA PIENIĘDZY
Kolejny bardzo ważny aspekt to zbiórka pieniędzy. Najwygodniej jest podjąć współpracę z fundacją, która przeprowadzi zbiórkę publiczną. Zdejmuje nam to z głowy problemy podatkowe. Zbiórkę taką można przeprowadzić za pomocą kwesty np. na plenerowym pikniku lub opłaty wpisowej czy wejściowej na daną imprezę. Pieniądze zbierane są do oznaczonych puszek, otrzymanych z fundacji przez wyznaczonych do tego wolontariuszy. Inna opcja to bezpośrednie wpłaty na konto przeznaczone do zbiórki. Przy pobieraniu opłat za wejście na imprezę, należy pamiętać aby przekazać dowód wpłaty. Dziś większość zbiórek dokonywanych jest online.
KTO OBEJMIE PATRONAT TWOJEJ IMPREZY?
Patronaty to bardzo ważna część organizacji imprezy charytatywnej. Patronat znanej i ważnej instytucji nadaje imprezie powagi i pozwala na pozyskanie partnerów oraz wspomnianych już sponsorów wydarzenia. Patronat medialny pozwala uzyskać bezpłatną reklamę w środkach masowego przekazu. W ramach patronatu medialnego możemy poprosić firmy z branży fotograficznej o bezpłatną obsługę i uzyskać relację foto i video z naszego eventu.
ZAREKLAMOWANIE WYDARZENIA
Jeśli zastanawiasz się nad organizacją imprezy charytatywnej, pamiętaj o jej odpowiedniej promocji. Duży zasięg możemy uzyskać jedynie w przypadku, gdy jednocześnie skorzystamy z kilku kanałów komunikacji. Warto pomyślec o współpracy z mediami lokalnymi – można działać na zasadzie patronatu medialnego danej redakcji. Innym sposobem będzie wypromowanie wydarzenia w internecie. Zawrzyjmy informacje o wydarzeniu na stronie internetowej miasta oraz w mediach społecznościowych. Social media pozwalają na bezpośrednie skomunikowanie się z osobami zainteresowanymi imprezą. Nie zapominajmy również o standardowych metodach reklamy – ulotkach oraz plakatach.
EDUKACJA
Jeśli tworzysz scenariusz imprezy charytatywnej, pomyśl także o walorach edukacyjnych. Będziesz zbierał fundusze dla osób niepełnosprawnych? Przygotuj materiały, z których można dowiedzieć się o trudnościach, z jakimi się spotykają. Wspierasz schroniska dla zwierząt? Stwórz ulotki dotyczące zwierząt oraz zachęcające do adopcji. A może nawet któryś z towarzyskich psiaków ze schroniska „zgodzi się” na udział w takiej imprezie? Wspólna zabawa z psem może przyciągnąć rzesze chętnych. Pamiętajmy, że wiele zależy od pomysłów na imprezę od naszego zaangażowania.