DOBRZE UŁOŻONY GRAFIK PRACY NAPĘDZI TWÓJ BIZNES

Harmonogram pracy to plan, który wpływa na sprawniejsze i płynne wykonywanie obowiązków. Ułożenie grafiku dla pracowników to wyzwanie dla każdego pracodawcy. Pracownicy chcą skorzystać z urlopu, są wysyłani na szkolenia, w danym miesiącu zdarzają się dni wolne od pracy. Pracodawca musi te wszystkie sytuacje uwzględnić. Jak to poprawnie zrobić? Kto jest zobowiązany do układania grafiku? Jak przeprowadzić planowanie czasu pracy? Sprawdź z nami!

SZCZEGÓŁOWY PLAN CZASU PRACY

Harmonogram pracy potocznie nazywany grafikiem to szczegółowy plan czasu pracy układany przez pracodawcę na dany okres. Zawiera on rozkład czasu pracy konkretnego pracownika bądź wszystkich osób zatrudnionych w zakładzie. Uwzględnia się w nim poszczególne lub wszystkie dni danego okresu. Harmonogram pracy jest stosowany zawsze, gdy pracownik świadczy pracę w systemie zmianowym.

JAK ZROBIĆ GRAFIK?

Tworzony przez pracodawcę grafik do pracy powinien uwzględniać przepisy zawarte w Kodeksie pracy. Dotyczą one m.in. respektowania 5-dniowego tygodnia pracy, a także konieczności uwzględniania dni wolnych. W przypadku osób, które normalnie pracują w niedzielę, trzeba pamiętać o zapewnieniu jednej wolnej niedzieli w miesiącu. Do podstawowych kwestii zalicza się też odpoczynek dobowy (min. 11 godzin bez przerwy) oraz tygodniowy (min. 35 godzin, również nieprzerwanie). W grafiku musi zostać uwzględniony wymiar czasu pracy danego pracownika.

JAK UŁOŻYĆ GRAFIK PRACY ZMIANOWEJ?

W tworzeniu grafiku pracy zmianowej, warto zebrać od pracowników tzw. prośby grafikowe. Pozwalają one ułożyć grafik, który będzie optymalny dla pracownika i pozwoli mu pogodzić pracę z innymi obowiązkami. Praca zmianowa nie zwalnia pracodawcy z zachowania przepisów prawa pracy. Pamiętać należy o nieprzerwanym odpoczynku dobowym i tygodniowym, dobie pracowniczej czy 5-dniowym tygodniu pracy, a także jednej wolnej niedzieli w miesiącu. Nie należy zapominać również o dostosowaniu liczby godzin do wymiaru etatu.

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem (7 dni) o godzinach pracy w nadchodzącym okresie.

Grafik pracy zmianowej jest również korzystnym rozwiązaniem dla pracodawcy, ponieważ umożliwia planowanie harmonogramu pracy zależnie od zapotrzebowania w danym okresie. Liczba pracowników pracujących na poszczególne zmiany może różnić się w zależności m.in. od warunków atmosferycznych czy wysokość planowanej sprzedaży.

W JAKIEJ FORMIE UDOSTĘPNIAĆ PRACOWNIKOWI HARMONOGRAM PRACY?

Harmonogram pracy może być udostępniony w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Obecnie przeważa druga opcja, ze względu na jej wygodę dla pracowników. Będą oni mogli zapoznać się z grafikiem w dowolnym momencie, przy użyciu prywatnych urządzeń. Popularną formą jest również tworzenie elektronicznej tabeli, do której pracownicy mogą samodzielnie wpisywać informacje o swojej dyspozycyjności w danym okresie. Innym, bardziej tradycyjnym sposobem będzie wywieszenie grafiku pracowniczego fizycznie w siedzibie firmy, np. na tablicy ogłoszeń.

KILKA WSKAZÓWEK DOTYCZĄCYCH UKŁADANIA GRAFIKU

Opracowanie planu pracy z odpowiednim wyprzedzeniem na dłuższy okres jest wymagającym zadaniem. Wymaga zarówno od pracodawcy jak i pracowników chęci współpracy. Wiele osób nie wie, jak ułożyć grafik pracy zmianowej. Sporządzenie harmonogramu czasu pracy zgodnego z przepisami i odpowiadającego potrzebom firmy, a równocześnie uwzględniającego potrzeby pracowników, jest zatem nie lada wyzwaniem. Co pracodawca powinien wziąć pod uwagę, by zaspokoić potrzeby przedsiębiorstwa i jego pracowników?

Pracodawca musi wziąć pod uwagę kilka czynników:

- system czasu pracy obowiązujący w danej firmie – od niego zależy system prac poszczególnych pracowników,

- zgłoszona przez pracowników chęć wzięcia urlopu,

- preferencje pracowników wynikające z innych niż zawodowe zobowiązań, jak np. konieczność pogodzenia pracy z opieką nad małym dzieckiem.

ZGODNOŚĆ HARMONOGRAMU Z PRAWEM

Aby grafik spełniał wymogi prawa, wymiar pracy w poszczególnych okresach musi uwzględniać przepisy Kodeksu pracy. Grafik musi respektować długość doby pracowniczej oraz zasadę pięciodniowego tygodnia pracy. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę pewne zakazy i ograniczenia mające na celu zapobieganie przeciążeniom pracownika, które mogłyby wyniszczać jego zdrowie.

GRAFIK SŁUŻY PRACOWNIKOM CZY PRACODAWCY?

Czy układanie harmonogramu czasu pracy jest wyłącznie przykrym obowiązkiem pracodawcy, nałożonym przepisami Kodeksu pracy? Niekoniecznie. Odpowiednio ułożony harmonogram pracy przyczynia się do lepszej organizacji w zakładzie i pozwala na jego prężne działanie. Grafik dla pracowników powinien uwzględniać ich prośby i pozwalać im na dogodne połączenie obowiązków pracowniczych z życiem prywatnym. Wówczas będą bardziej zadowoleni z warunków pracy, co może mieć wpływ na ich wydajność i motywację. Harmonogram pracy jest narzędziem ułatwiającym pracę zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi.