Postaw na jakość - poznaj Kaizen

Kaizen to idea ciągłego doskonalenia pochodząca z Japonii. Zagościła już na dobre w wielu firmach, choć świat usłyszał o niej nie tak dawno, bo dopiero w 1986 roku. Wszystko za sprawą książki Massaki Imai. Ta koncepcja wiąże się z ciągłym usprawnianiem procesów, co ma na celu zwiększenie efektywności biznesowej. 


Zmiana na lepsze, jako dążenie każdej organizacji 
Nazwa kaizen pochodzi od dwóch japońskich słów: Kai - zmiana, Zen - dobrze), stąd najprościej przetłumaczyć ją, jako zmiana na lepsze lub ciągłe doskonalenie. To dążenie powinno być wszechobecne w firmie i dotyczy nie tylko procesów, ale też pracowników, którzy powinni być zaangażowani, niezależnie od tego, jaką rolę odgrywają w organizacji. Ważna jest również charakterystyka ciągłego doskonalenia, ponieważ nie chodzi tu o gwałtowną i nagłą zmianę, ale o stopniowe dążenie do niej małymi krokami. Kluczem do sukcesu jest zaangażowanie wszystkich członków organizacji, dzięki czemu przemiana może się dokonać na poziomie całej firmy, ale również każdej jednostki, ingerując w jej styl pracy. Wszystko to ma na celu niezaburzenie dotychczasowych nawyków, ale ciągłe doskonalenie. 

Problemy przy wdrożeniu kaizen 
Można powiedzieć, że na kaizen zapanowała moda, ponieważ jest to wysoce pożądana filozofia pracy ze względu na kierunek, w którym zmierza wiele współczesnych organizacji. Jest to zauważalne szczególnie w dużych korporacjach i branży outsourcingowej, gdzie wiele czynności jest powtarzalnych, co obniża motywację poszczególnych pracowników. Dzięki kaizen mogą oni dostrzec nie tylko celowość swojej pracy, ale również zobaczyć potencjał i uwzględnić go podczas planowania przyszłych działań. Kaizen ingeruje w zmianę stylu pracy, co oznacza, że pasywność zmienia się w aktywność, która przejawia się w proponowaniu usprawnień i autorskich rozwiązań. Wszystko to po to, aby usprawnić procesy i funkcjonowanie organizacji. Kaizen nie polega jednak na szybkim wprowadzeniu zmian, ale w dążeniu do nich małymi krokami. Taki sposób myślenia jest trudny do zaakceptowania przez tradycyjne organizacje, które stawiają na skostniałe i sztywne rozwiązania. Kaizen jest trudny do wdrożenia w organizacjach, w których ludzie boją się zmian i utożsamiają je z czymś negatywnym. Taka sytuacja dotyczy najczęściej pokolenia X, w którym pracownicy pracują w jednej firmie przez całe życie i owa niechęć do zmian wynika raczej z pułapki rutyny. Jest to również wyzwanie dla organizacji, w których indywidualizm jest wyżej ceniony aniżeli praca zespołowa. Problem ze wdrożeniem kaizen pojawia się również w organizacjach, które stawiają na zespoły eksperckie, ponieważ to im przypisują osiągnięcie sukcesu. W centrum filozofii kaizen znajduje się człowiek i jego potencjał.

 
Jak wdrożyć kaizen? 
Odpowiedź na to pytanie jest umotywowana przede wszystkim w kulturze organizacyjnej firmy. Ważne jest również zorientowanie na długoterminowe i zaangażowanie wszystkich członków zespołu. Kaizen to przede wszystkim szereg technik, które umożliwiają wdrożenie tej metody. Najpopularniejszymi z nich są metoda 5S i zwrócenie uwagi na japońską "mudę" rozumianą, jako nieefektywne działania w zarządzaniu, które hamują rozwój organizacji i uniemożliwiają wykorzystanie w pełni jej zasobów. Przykładem takich strat mogą być nadmierne zapasy, nadprodukcja, czy też wadliwy produkt. Problemem współczesnych korporacji, ale też średnich firm jest czekanie, które blokuje aktywność pracowników. Dotyczy to na przykład długiego czasu, jaki jest wymagany, aby uzyskać zgodę przełożonego. Wdrożenie kaizen wymaga odpowiedniej metodyki. Pomocne jest stosowanie harmonogramów zawieszonych na tablicy dostępnej dla całego zespołu. Kaizen to proces, który dotyczy zarówno pracowników wyższego szczebla, jak i szeregowych. Ważnym elementem jest spójna i przejrzysta komunikacja. Należy zadbać o regularność oraz jakość spotkań grupowych tak, aby prowadziły one do konkretnych rozwiązań. Istotne jest to, aby w każdej organizacji rozpoznać najskuteczniejszą metodę wdrożenia kaizen, ponieważ w dużej mierze jest to filozofia, której skuteczność tkwi w wywieraniu wpływu na zwiększenie motywacji wśród pracowników.